受付・日程調整システムを活用し、学生サービスを向上！中央大学が目指す次世代キャンパスとは？

学生向けのサービスをワンストップで提供

2023年4月に茗荷谷キャンパスが開設されましたが、新キャンパスのこだわりのポイントを教えてください。

飯塚法学部の学生が学ぶ茗荷谷キャンパスでは、快適な学修環境を提供するため、学生向けのサービスをワンストップで提供する『スチューデントハブ』を設置しました。
 
大学のキャンパスでは、キャリアセンターや国際センターなど、サービスごとに異なる窓口が点在しており、学生は自身の相談内容に応じて適切な窓口を探して相談しています。
 
専門の窓口があることのメリットがある一方、相談の内容によっては、「キャリアセンターではなく、学部事務室に行ってください。」と案内されることもあるため、学生はどこに相談すればよいのか分からなくなり戸惑うケースがあるのも事実でした。
 
そこで茗荷谷キャンパスでは、１階エントランスの近くに「スチューデントハブ」という学生サービスの総合窓口を設置することで、相談する場所を一本化するという新たなスタイルを構築することにしたのです。
 
学生はスチューデントハブに来れば、必要なサービスを受けることができるようになったので、導線がシンプルになりました。

キャンパス開設と同時に、RECEPTIONISTシリーズを活用するに至った理由を教えてください。

織戸学生サービスを向上することは、大学職員の重要なミッションです。
 
中央大学としては初の試みとなるスチューデントハブを、ただ軌道に乗せるだけではなく、学生の利便性向上につなげたいと考え、デジタルツールの導入を検討することになりました。
 
また、総合窓口のためカバーする業務範囲が広いスチューデントハブを運営するにあたっては、職員の業務範囲が格段に広がることが明らかでしたので、学生サービスの向上を主軸に置きつつも、職員の業務効率化にもつながることを意識して検討した結果、RECEPTIONISTシリーズを導入することになりました。

キャリアコンサルタントとの面談がスムーズに開始できなかった

RECEPTIONISTシリーズの活用前に困っていたことを教えてください。

飯塚キャリアコンサルタントとの面談を予約した学生は、「予約時間にスチューデントハブでキャリアコンサルタントを待つように」という指示を受けているのですが、従来の現場におけるフローにはいくつか課題がありました。
 
①待機している学生が不安そうに待っている
まず、面談予約は全学共通のシステムを経由して行われるため、スチューデントハブの窓口にいる職員は予約状況を把握できませんでした。また、学生はスチューデントハブに来た際に、特に手続きがないため、ただその場で待機するしかありませんでした。
 
そのため、「コンサルタントはいつ来るのか」「ここで待っていて良いのか」と不安に思い、スチューデントハブの窓口に聞きに来る学生も多く、学生・職員双方の負担になっていました。
 
②キャリアコンサルタントが面談予約者と出会うまでの時間ロスが多い
一方、キャリアコンサルタントは、プライバシーに配慮された外の様子が見えない個室で面談を行っているため、時間になったら自ら出向いて次の予約者を探さなければなりませんでした。
しかし、初対面の学生が多く、予約者が来ているのか欠席なのか判断できないことが多いため、時間をロスすることも多々ありました。
 
また、多摩キャンパスでもキャリア面談が実施されているため、キャンパスを間違えてしまう学生もおり、確認作業が発生するなど、スムーズな面談の実施が課題となっていました。

スムーズに面談が実施できるようになった

導入後の効果はいかがですか？

飯塚RECEPTIONISTの導入により、キャリアコンサルタントは個室にいても予約者の到着をリアルタイムで把握できるようになり、面談の流れが大きく改善しました。
 
さらに、予約者の到着状況が分かることで、キャリアコンサルタントは面談中の学生に対して「次の予約者が来ている」ことを伝えられるようになり、スムーズに面談をまとめられるようになりました。
 

織戸学生側もスチューデントハブに設置した窓口端末で面談の受付をすることで、「受付をしたので、ここで待っていれば良い」という安心感を得られるようになりましたね。
 窓口職員への問い合わせが大幅に減少し、業務効率も上がりました。

WEB会議ブースの予約方法が大きな課題に

WEB会議ブースに関する課題について教えてください

飯塚キャンパス内に設置されている個室ブース『WEB会議ブース』の予約は、これまで窓口で紙台帳に記入する方法で管理していました。
管理の手間やダブルブッキング等のリスクを考慮し、予約は当日のみしか受け付けておらず、学生は事前に利用の可否を確認することができませんでした。先の予定を押さえることもできなかったので、学生からは改善してほしいとの声もいただいていました。
 
また、予約をするためには、必ず窓口に行かなければならないので、授業の合間に予約をとることも学生にとって大きな負担となっていました。

織戸職員側も、紙台帳による管理では予約状況をリアルタイムで把握できず、複数の問い合わせを同時に受けた際に対応が難しいという問題を抱えていました。
就職活動がオンライン化している中で、WEB会議ブースの利用ニーズが日に日に高まっていることを受け、予約のオンライン化ができないかと、RECEPTIONISTさんに相談させていただきました。

WEB会議ブースの利便性が大幅に向上した

導入後の効果はいかがですか？

織戸WEB会議ブースの予約管理に「調整アポ」を活用することで、オンラインでリアルタイムに予約状況を確認し、事前予約ができるようになったので、学生の利便性が向上しました。
また、予約が完了すると、自動で受付用のQRコードが送られ、当日はQRコードを使ってRECEPTIONISTで受付を行うだけで利用できますので、予約から利用までの手続き面での負担も減りました。

飯塚職員側も、これまで1日30分程度かかっていた予約対応の負担がゼロになり、業務効率が向上しました。また、Googleカレンダーで利用状況を一元管理できるようになり、問い合わせ対応の負担も軽減されました。

どのように調整アポを活用しているのか教えてください

飯塚WEB会議ブースの予約用のリンクを学生向けのポータルサイトや、WEB会議ブースのドアに掲示しています。学生は、専用のURLから予約したい日に予約を入れます。
予約日が近づくと、リマインドのメールが自動で送信されますので、日付間違いなども起きにくいですし、キャンセルもオンラインからできるので学生にとっても利便性が高くなりました。
また、調整アポの導入により、1週間先までの予約を取れるように予約ルールを変えることができたので、その点も非常に喜ばれています。

調整アポとRECEPTIONISTを組み合わせて活用いただいているんですね

飯塚WEB会議ブースの予約だけであれば調整アポだけで済むのですが、実際にWEB会議ブースがどのくらい活用されているのか計測するために、RECEPTIONISTで受付をしてもらうことにしました。受付をすることによって、WEB会議ブースの利用履歴も管理できるようになったのもよかったです。

使い方に関する問い合わせが一件もなかった

飯塚導入後の意外な効果として、学生から使い方に関する問い合わせがほぼゼロだったことが挙げられます。
 
RECEPTIONISTや調整アポの操作は直感的で分かりやすく、デジタルネイティブ世代である学生は特に説明がなくてもスムーズに利用できていることが分かりました。
「システム導入後は、利用者である学生から一度も操作方法についての質問を受けていない」という職員の声もあり、学生にとって馴染みやすいツールであることが証明されています。

より良い学生サービスを実現できた

それでは最後に、RECEPTIONISTを検討している学校へ一言お願いします。

織戸RECEPTIONISTの導入は、大学の窓口業務の負担を軽減しながら、より良い学生サービスを実現する第一歩となりました。今後もデジタルツールを活用して、より快適なキャンパス環境の構築を目指していきたいと思います。

飯塚「大学の窓口業務は人が対応するもの」という従来の常識にとらわれず、DXを進めることで、学生視点での利便性向上につながることが実感できました。
今回の導入では、職員の業務負担を軽減するだけでなく、学生がよりスムーズにサービスを受けられる環境を整えられた点が大きな成果でした。
今後もデジタルツールを活用しながら、より良い学生サービスの実現に取り組んでいきます。

織戸様、飯塚様、本日は貴重なお話をありがとうございました！

※QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です