「受付×日程調整」がシームレスに連携。会社の成長を支えるツールとして貢献。

ビルとオフィスの受付で二重の手間が発生していた

2024年3月にオフィスを移転されましたが、移転前のオフィスはどのような状況でしたか？

安達移転前のオフィスは、ビルのエントランスに常設の受付があり、電話で弊社への来客の取次をいただいていました。

取次の対応は総務担当者が2〜3名で回すような運用になっていました。

つまり、ビルのエントランスとオフィスフロアで二度の受付対応が必要なため、来社されたお客様にも弊社にも文字通り“二重の手間”が発生していました。

価格とクオリティのバランスを考慮して導入を推進

RECEPTIONISTの検討から導入まではどのように進められましたか？

安達導入は比較的スムーズに進み、他社の受付システム2〜3社と比較しながら進めました。

RECEPTIONISTは、コーポレートITチームのマネージャーが前職で使っていたのがきっかけで、使いやすさが分かっていたため、最初から候補には上がっていました。

他社と比較する中で、弊社のサービスを選んでくださった理由を教えていただけますか？

安達UIの分かりやすさと価格、クオリティのバランスが良かったところが決め手でした。

RECEPTIONISTは、多機能すぎずシンプルすぎないというところで、バランスが取れていると感じ、導入を決めた形になります。

また、弊社としては、「管理側の機能」も重要視していたので、受付iPadのUI設定のしやすさや、管理画面の操作性も大きなポイントでしたね。

現在は5〜10件程度の来客をRECEPTIONISTで対応

現在の受付方法はどのような形になりますか？

安達訪問者にはあらかじめ入館コードを発行し、受付で入力していただいています。

そのほかには「総合受付」「配達」「面接」の3種類のカスタムボタンを設定しています。

1日あたりの来客数は平均何名でしょうか？

安達日によって異なりますが、平均して5〜10件近くの来客があります。

シンプルに受付業務がまるっとなくなった

RECEPTIONISTの導入によってどのような変化がありましたか？

安達一番大きな変化は、我々の手から受付業務がなくなり、対応の負担が大幅に減った部分ですね。

旧オフィスはビルとオフィスの両方で受付対応が必要で、二度連絡しなければならない手間があり、さらに担当者不在時の対応が求められていました。

それが解消され、非常に効果を感じています。

RECEPTIONISTとの相性が決め手

調整アポの方は、検討から導入まではどのように進められましたか？

安達各部署で異なる日程調整ツールを使っていたため、要件の整理や各メンバーとコミュニケーションを取りながら選定を進め、他サービスと比較検討しながら導入を決めました。

日程調整ツールで特に必要だった機能は何でしょうか？

安達グループの日程調整やバッファの設定、固定URLなど、必要な機能はたくさんありましたが、特定の機能が決め手というわけではなく、他サービスと比較しながら最適な選択肢として導入を決定しました。

その中で調整アポを選んだ理由を教えていただけますか？

安達理由は2つありまして、1つ目は「RECEPTIONISTとの相性」です。

RECEPTIONISTに登録されたユーザー情報を、そのまま調整アポでも利用できるため、受付システムと日程調整ツールをシームレスに活用できるというのは大きかったです。

2つ目は「料金の考え方」です。

調整アポは、チーム用の予約ページは有料ですが、個人用の予約ページは無料なので、利用人数の上限がないんですよね。

ツールを統一することで、管理がしやすくコストも見える化できた

調整アポの導入によってどのような変化がありましたか？

安達一番大きな変化は、各部署でバラバラに使っていた日程調整ツールを統一し、コストも明確に把握できるようになったことです。

以前は誰がどのツールを使っているか把握できておらず、全体のコストも不明でしたが、調整アポの導入でこれらが改善できましたね。

必要なことを社内で明確にし、それに合うツールを地道に探していく

では最後に、導入を検討している他の企業に対してアドバイスがあれば教えてください。

安達日程調整ツールは、機能に大きな差が出にくい一方で、外部サービスとの連携やシングルサインオンといったオプション、料金体系などに細かな違いがあります。

重要なのは「自社に本当に必要な要件を明確にし、それに合うツールを見つけること」です。

これができれば、ツールは自然に馴染み、現場での使用方法を特にアナウンスする必要もなく、スムーズに運用できると思います。

安達様、この度は誠にありがとうございました！