人とシステムで「丁寧なおもてなし」を実現！グループ企業間の社員情報更新/管理も負担ナシ

課題はコア業務に集中できないだけでなく、人手不足にもなったこと

以前はどのような来客受付対応を行っていましたか？

岡島：自社開発の来客システムを利用しながら、受付スタッフ3名体制で来客対応をしていました。コロナ前は1日に100件ほどの来客対応があり、忙しい時は人手が足りず、総務部メンバーがメイン業務を中断してヘルプに入るという状態でした。
 
そんな中、コロナ禍となり来客が大幅に減少したため、受付の人員を調整する業務が新たに加わりました。2名体制の日もあれば、1名体制の日もあり、来客数は減少したにも関わらず、人手不足の事態に陥ることも。
 
結局、総務部メンバーがヘルプに入る状態は変わっておらず、コア業務に集中できないことが課題でした。

受付システム導入に至るきっかけは何だったのでしょうか？

岡島：弊社はお客様への「おもてなし」を重視していて、これまでは対面での来客対応にこだわってきました。しかし、コロナを機に変化を試みたというのがきっかけです。
 
システムを導入することで世の中の変化に対して、柔軟に対応できる。かつ、お客様をお待たせすることもなく、おもてなしもできると思い、上層部に相談しました。
 
磯野：人件費のコスト面を考慮してもメリットが多そうだと判断して、システム導入の検討を始めました。

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導入の決め手は”キユーピーならではの習慣”がカギ

受付システムは他にもありますが、RECEPTIONISTを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか？

岡島：他のシステムとも比較しましたが、RECEPTIONISTの3つの機能が決め手となりました。

1. ホールディングス機能で複雑な従業員管理がスムーズにできること
2. Google Workspaceとの連携ができること
3. RECEPTIONISTオフィスで実際に触って、イメージを掴むことができた

弊社は37のグループ会社が1つのオフィスを利用する特殊な環境です。従業員のID管理が複雑ですし、なるべく変化によるストレスは軽減したいと思っていました。
 
そのため、元々利用していたGoogle Workspaceとの連携ができることや、グループ企業間をまたいでもスムーズな来客受付ができるホールディングス機能は大きな決め手となりました。

最後はRECEPTIONISTのオフィスまでお越しいただきましたね。

RECEPTIONISTオフィスで実際に触って、導入後のイメージを掴めたことが安心材料になりました。弊社は食品メーカーということもあり、商品の実物を手で触ったり、実際に試食して評価をする習慣があります。
 
そのため、今回も実際に使うiPadを触って評価できたのはよかったです。

受付システム導入後も「丁寧なおもてなし」を実現

RECEPTIONIST導入後に感じる1番の変化はなんですか？

望月：まずはコスト削減ができたことですね。
 
受付業務の一部をシステムに任せることで、有人受付2名体制から有人受付1名＋iPad2台の体制に変え、結果的に1名分の雇用コストを削減することができました。

他にはどのような効果がありましたか？

青山：同時間帯に対応できる受付人数が6組から10組に増えました。受付の人数を2名から1名に減らしたにも関わらず、システム導入によって作業が減ったことで、対応できる来客数が増えたんです。
 
また、受付のサポートをするために、総務スタッフがヘルプに入ることは一切なくなりました。総務スタッフは4階から1階の受付に移動することもなくなり、コア業務に集中できています。

望月：受付業務で、もう1つ効率化した点があります。打ち合わせにはグループ会社間の社員が同席することもあり、これまではゲスト到着のお知らせを受付スタッフが電話で行っていました。
 
今はRECEPTIONISTから全員に来客到着の通知が自動で送られるので、受付の業務負担が減った点もよかったです。

システム導入での効率化によって生まれた時間はどのように使われていますか？

岡島：弊社が大事にする精神である「丁寧なおもてなし」の実現に取り組んでいます。
 
先ほど述べたように、弊社では来客者を温かくお出迎えする、手厚く対応するという企業姿勢があります。現在は有人対応とRECEPTIONISTを併用しており、システムによって来客者から担当者へ取り次ぎがスムーズになってます。
 
システム導入によって受付スタッフには余裕が生まれ、新規のお客様へのご案内をより丁寧に実施できるようになりました。
 
システム化というと人を介さないという冷たいイメージがあったのですが、全くそんなことはなかったです。お客様にご迷惑をおかけしてしまうこともないですし、良い変化だったと思います。

グループ間の複雑な従業員管理も自動でおまかせ

社員の異動が多いとお聞きしましたが、RECEPTIONISTに登録されている社員情報の管理・更新はどのようにされていますか？

磯野：登録作業を省略できるCSVでの社員情報自動連携を採用させてもらっています。
 
RECEPTIONISTでは、社員情報の更新はCSVから手動で一括登録をすると伺っていました。
 
弊社は38社が入るグループの集合オフィスなので、社員管理がとても複雑で、定期的な人事異動もあるため、CSV登録のための工数がかかることを事前に相談させていただきました。
 
そこで社員情報自動連携を担当の方から提案してもらい、今は社員情報の更新作業が自動化できているので、総務の業務負担が増えずに済んでいます。

異動の度に仙川オフィスを使う対象の人を抽出しなければならないのですが、もしも手動で管理していたら、対象者の特定だけでも膨大な時間がかかってしまいます。渋谷など他のオフィスの人も仙川オフィスを利用しますので。
 
その作業が自動連携でできているので、漏れもなくスムーズに管理・更新ができています。

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人件費抑制、仕事の効率化を検討している企業におすすめ

最後に、RECEPTIONISTの導入を検討されている方に一言お願いします。

望月：受付や来客対応のコスト抑制を検討されているのであればオススメしたいと思っております。
 
青山：カウンターでお客様情報をお伝えいただく必要がなくなり、QRコード1つで担当者に連絡がいくというのは、とても便利だと思います。あとタブレットが置いてあるだけでかっこよく見えますよ。
 
磯野：業務効率化のために検討されているのであれば、「RECEPTIONISTで今の仕組みを行う」のではなく、「RECEPTIONISTに合わせて仕組みを改善する」という考えで導入を進めるといいと思います。
 
岡島：従来のシステムから変えることは、すごくハードルを感じると思います。ですが、システム導入によって生まれる変化をネガティブに考えるのではなく、「この仕事は本当にいるのか」と少し視点を変えて考えてみるといいと思います。

この度は貴重なお話をいただき、ありがとうございました！