ITが苦手な人でも直感的に使えるデザインと仕様。1日10~20件の来客対応に総務が関わるのが1割程度になった。

1日10〜20件の来客。
総務直通電話にかかる電話は、不在時の対応が困難に。

　ー　これまでの来客対応と課題についてお伺いできますか?

RECEPTIONIST導入前は、来客対応は総務チームで行っていました。

社員が増えるのに伴い、来客だけでなく、外部からの電話も増えています。

受付から担当者を呼んでも、担当者が不在であったり、手が離せないといったこともあり、取次ぎまで時間がかかってしまうこともありました。

始業前に外部の方とのミーティングが入ると、取り次ぐ者が不在で、お客様にお待ちいただいてしまうことも。

来客電話と代表電話がどちらも鳴ることが増え、メンバーが少ないので対応が難しくなってきていました。

「価格・使いやすさ・管理のしやすさ」をポイントに受付システムを比較

　ー　RECEPTIONISTを検討された理由を教えていただけますか?

先ほど挙げた課題のほか、総務がフロアを跨いで対応するのは難しいので、来客対応フローの変更は必須でした。

受付システムの存在は知っていたので、ちょうどいいものがないかと探していました。

バックオフィスにかかるコストを抑えたいということはもちろん、お客様の使いやすさも重要でした。

また、システム担当がいないため、管理がしにくく時間を取られてしまうのを避ける必要がありました。

なるべく簡単に管理ができて仕組みも複雑でないものというのもポイントでした。

ITが苦手な人が触っても直感的にわかる。
導入までの手順もカンタンで不安も減った。

　ー　RECEPTIONISTに決めたのは何故でしょう?

運用をスムーズに行いたかったので、ITが苦手な人が触っても直感的にわかるものを探していました。

RECEPTIONISTは、お客様が使いやすいデザインなのと、かな入力が選択でき、使いやすい印象を受けました。

受付をされていた方が作られたプロダクトなら、使い勝手が配慮されているのではないかという期待もあり、テスト使用に至りました。

また、導入までの対応が迅速だったことも大変助かりました。

導入までの手順もわかりやすくご説明いただき、不安を減らしていただけました。

他のサービスも試してみましたが、RECEPTIONISTが最も使いやすいと感じました。

はじめは電話と併用した。
すぐにRECEPTIONISTだけになった。

　ー　導入後の取次はどのように変化したのでしょうか?

最初は、電話とRECEPTIONISTを併用していました。

iPadでの受付がスムーズで受付電話の鳴る回数は極端に減ったため、運用後しばらくしてから、ほぼRECEPTIONISTだけで運用ができるようになりました。

総務が受付に関わることが少なくなり、担当者が対応する文化が浸透しました。

総務が受付対応をするのは、今は全体の1割程度です。

また、管理画面で会議室の利用状況や来客数のデータが取れることや、必要な来客だけをスマホアプリで通知してもらえるのはありがたいです。

来客対応コストが大幅に削除できる。
テスト利用すれば導入のハードルが把握できる。

　ー　RECEPTIONISTを検討している企業に一言お願いします!

来客対応に関わるコストは大幅に削減できるので、課題感を感じる企業にはぜひ使っていただきたいなと思います。

企業の規模が小さければスモールスタートできますし、規模が大きくてもテスト利用で事前に慣れてもらうと導入のハードルが把握できると思います。

最初は不安があると思いますが、一通り使ってみるとシンプルで簡単なのが実感できると思います!