オフィスの受付業務が「10分の1」に

総務・人事・秘書業務に加えて受付業務も担っていた

　ー　森山様の業務内容を教えていただけますか？

森山：人事と総務を担当しています。人事面でいうと、出退勤の管理・給与、入退社の手続きをしていて、総務面でいうと、会社の様々な手続きを管理しています。
最近では、代表の秘書も担っています。

　ー　幅広い業務をされているのですね！以前は受付に内線が置いてありましたが、
　　　受付の電話を受けていたのも森山様でしょうか？

森山：そうですね、弊社は大阪本社で東京にもオフィスがありますが、大阪オフィスでの対応は基本的には私でした。
私が出られない時には、管理部の他の女性社員2名が対応していましたね。

一度の取次に約15分もかかっていた

　ー　このような内線電話に出ることに対して、どう考えていますでしょうか？

森山：私の場合は、自分の業務の妨げになっていると感じていました。
来客が続く時間帯だと集中が切れることも多く、とくに弊社では９階がオフィススペースで普段業務をしているのですが、会議室は８階です。

そのため、来客を案内するたびにフロアを移動しなければならなかったので大変でした。

　ー　お客様を会議室まで案内し終わったら、もちろん担当者に声をかけなければ
　　　ならないですよね。

森山：そうですね。担当者を呼びに行って、さらに私か他の管理部の社員がお茶出しもしていました。

　ー　来客対応にかなりの時間がかかっていたのではないでしょうか？

森山：そうですね。 担当者がすぐに見つからない場合は、15分くらいかかっていたと思います。非効率でしたね。

　ー　1日にどのくらいの来客がありましたか？

森山：業者、来客、飛び込み営業の順に多く、1日10件くらいです。

粘り強い飛び込み営業に時間を取られる

　ー　飛び込み営業もかなりの数来られていたのですね。

森山：そうです。当時は内線電話を通してお断りしていましたが、「担当者の名前を教えてもらうまで帰らない」と粘り強い方が多いので、かなりの時間がとられていました。
これにより、1日10件×15分で業者の方は取次時間が短いにしても1日100分くらいは受付業務に費やされていたと思います。

その上、私の席は受付から遠くて、受付業務は正直、面倒な作業でした……。

　ー　かなり大変ですね。。他に困っていたこともありますか？

森山：内線電話が混み合っていると、通話ができないこともありました。
業者の方に一旦荷物を持ち帰られてしまうこともありましたし、お客様であれば、相当な時間お待たせしてしまい、最終的には代表電話に「受付にいるのですが、内線電話が繋がりません。」とご連絡をいただいたこともありました。

来訪者記録をデータで簡単に保存できる

　ー　それでは次に、どういった経緯で内線電話を変えたいという話が
　　　あがったのでしょうか？

森山：社内のセキュリティ体制が変わり、受付票を記入してもらわなければならなくなるなど、受付業務の工数が増えてしまったことから、東京オフィスで導入していたRECEPTIONISTを大阪でも検討し始めました。

　ー　以前は内線電話でしたが、それに加えて受付票も記入しなければ
　　　ならなくなったのですね。

森山：そうです。 来訪者記録はほとんど見返すことはないのですが、保存しなければならないので場所もとりますし、不都合が多かったです。
今ではRECEPTIONISTを使って来訪者記録をデータで保存できるので重宝しています。

担当者・来客人数があらかじめ確認できるから
フォローもラクラク！

　ー　実際に導入してみていかがでしたか？

森山：弊社ではかなりスムーズに導入できました。
これまでは、管理部が受付対応をしていたので、担当者が各自で対応をすることに不安を感じていました。しかし、思っていた以上に問題はありませんでした。

対応漏れを防ぐためにRECEPTIONISTからの通知を気にかけるようにしていますが、ほとんど問題ありません。

来客通知に気がつかない担当者がいても、チャット上で連絡ができるので実際に担当者を探すよりかなり楽ですし、担当者を確認するにも、RECEPTIONISTの通知で瞬時に確認できるので手間がなくなりました。

以前は、担当者が３人など複数人いるときには、全員に声をかけなければならなかったのですが、RECEPTIONISTでは担当者全員に自動で通知が行くので、その必要もなくなりました！

さらに、 RECEPTIONISTならお客様が何名でいらっしゃるのか事前にわかるので、以前のようにお客様が増えて「椅子がたりない！」とあたふたすることもなくなりましたね！

お茶出しに関してもペットボトルにして、担当者にお茶を出してもらっています。

受付業務に費やす時間は10分の１まで激減！

　ー　RECEPTIONISTを導入してから、管理部が対応する受付業務は
　　　1日どのくらいになったのでしょうか？

森山：業者対応だけなので1日に多くても7件くらいです。
時間にしても1日10分程度。

とくに、下の階に行かなくていいので、本当に楽になりました。

以前は1日100分くらいかかっていたので、10分の1ですね！

　ー　受付業務をされている管理部のみなさんにとってHAPPYになるお手伝いが
　　　できたように思います。 その他の社員の方から何かコメントはありましたか？

森山： 社員からは、来客が来るだろうという時間にそわそわしなくてよくなったと聞いています。
以前は、お客様が来る時間には管理部の行動を気にかけながら、「お手洗いには行かないでおこう」などと気を遣っていたそうです。

今は担当者各自でお迎えに行ってもらっているので、約束時間前に自由に動けるようになったのではないでしょうか。

　ー　先ほどのお話で出てきていた、飛び込み営業はどうなりましたか？

森山：「アポイントのない方はこちら」というボタンを設定して対応するようにしたため、飛び込み営業自体が半数以下に減りました！

仕事で駐車場を使う人にはぜひ使っていただきたい駐車場シェアリングサービス「akippa」

　ー　私自身も御社のサービス「akippa」*を活用させていただいています。
　　　akippaも業務効率化に一役買ってくれていますよね。

森山：そうです。akippaを使えば、事前に駐車場を予約することができるので、営業や訪問販売の方に大いに活用していただけます。
駐車場を予約してスムーズに駐車できるので、駐車場を見つける時間を短縮でき、目的地の近くに車を止めることもできるので便利です。

訪問販売の方の場合、訪問先が住宅街であることも多いですが、akippaは自宅の空き駐車場も登録いただいているので、目的地の近くに止められる可能性が高いですね。

　ー　シェアとしてはまだ個人向けが多いですか？

森山：そうですね。 しかし、一括請求ができるので、工事現場のドライバーなど日頃から料金を立て替えなければならない方にも是非知ってもらいたいサービスです。

　ー　使っていない駐車場がある方にもakippaはぜひ利用して欲しいサービスですよね！

森山：そうですね！使っていなかった駐車場が実は需要が高かったなんてことも多いのですよ！

　ー　森山様、本日はありがとうございました！

*契約されていない月極駐車場や個人宅の車庫・空き地・商業施設・オフィスビルなど空いているスペースに、15分単位でネット予約して駐車できるサービスです。誰でも簡単に駐車場をシェアできます。2020年8月現在、予約駐車場サービス・駐車場シェアサービスで業界1位となる駐車場拠点数累計3万8000拠点を確保しており、会員数は190万人を突破しました。