受付端末の最新情報！DX推進企業がエントランスにタブレットを導入する理由
これまで、オフィスや工場、店舗のエントランスに置かれていたものといえば「内線電話」。
来客が受話器を取って担当者を呼び出す、あのスタイルが当たり前でした。
しかし今、その“当たり前”が大きく変わろうとしています。
内線電話の代わりに設置されているのは、タブレット端末を使った受付システム。
業種・業界を問わず、受付業務の「無人化」や「効率化」が加速しています。
特にDXを推進している企業では、
・来客対応の業務負担を減らす
・セキュリティやログ管理を強化する
・来訪者にもスマートな印象を与える
といった目的から、内線電話からタブレット端末への切り替えが進んでいます。
この記事では、受付をタブレット化する企業が増えている背景と、そのメリットをわかりやすく解説します。
「うちの受付も見直すタイミングかも」と思った方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
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受付にタブレット端末を導入する4つのメリットとは？
受付システムのアプリをダウンロードしたにタブレットを設置するだけで、対応にかかる手間も人件費も大きく変わります。
ここでは、企業の受付でタブレットを置くことで享受できる4つのメリットを紹介します。
（1）受付対応の工数を削減できる
受付にいらっしゃったお客様と、その対応をする社員双方の工数を削減することができます。
お客様側では、面倒な受付用紙の記入がなくなります。
また、お客様の到着が担当者にすぐ通知されるので、待ち時間も短くなります。
社員側では、受付からの内線電話を取ったり、担当者に取り次いだりなど、これまで受付対応にかかっていた工数を1/10程度まで減らすことができます。
（2）セキュリティを強化できる
情報セキュリティと物理的セキュリティを強化できます。
情報セキュリティについては、来客記録などの機密情報はクラウド上に自動保存され、いつでもどこでも閲覧可能になります。
そのため、緊急時でもすぐに確認することができるようになります。
物理的セキュリティについては、スマートロックや入場許可シールの発行、セキュリティゲート、自動ドアとの連携が可能なため、許可がある人しか入れないようセキュリティを強化することができます。
さらに、入場許可シールを発行することで、外部の方なのか、社内の従業員なのか一目で区別できるようになります。
（3）来客からの電話が鳴らないので集中力が途切れない
もし受付に内線電話を置いていると、来客の度にオフィスに電話が鳴り響くので、来客に関係のない人たちの集中力をプツンっと途切れさせてしまいます。
集中力は一度切れると取り戻すまでに20分以上かかると言われているので、受付からの内線電話が仮に1日5回鳴るとすると、その場に居る人たちの100分間のパフォーマンスを下げていることになってしまいます。
しかし、受付システムアプリを入れたタブレット端末を活用している企業では、上記のような電話による弊害は消えつつあります。
（4）イメージアップに繋がる
エントランスはお客様が一番最初に訪れる場所であり、企業の顔と言っても過言ではないため、受付のデザインだけでも第一印象が決まりやすくなります。
受付に内線電話や受付用紙が置かれたままだと、アナログな働き方や先進的な技術を取り入れていないという印象を持たれることがあるかもしれません。
しかし、受付システムを入れたタブレット端末を置いておき、受付を無人化できていると”ITを駆使した企業”というイメージアップに繋がります。
受付システムでできること
ここでは、受付システムでできることについて、年間400万人が使うクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を例に紹介していきます。
（1）自分と関係のない来客対応から解放される
最も大きいのは、自分と関係のない来客対応から解放されることです。
来客時に電話が鳴ると、気付いた人、または総合受付の方が対応すると思いますが、RECEPTIONISTの場合は違います。
チャット、アプリ、SMS、メールなどを介して担当者に直接来客を通知することができます。
通知はチャットのグループに届くので、通知を受け取った本人が気付いていない、または会議中で対応できない時でも、チームメンバーに代理対応をしてもらうことも可能です。
RECEPTIONISTを使うだけで、自分のお客様は自分で対応しつつ、チームで来客対応をフォローする効率的な仕組みを作ることができます。
（2）ペーパーレス化・働き方の自由化
機密情報の来客記録はクラウド上に自動保存されるため、紙やエクセルで管理する必要がなくなり、工数削減だけでなくペーパーレスにも繋がります。
また、来客対応のために出社する必要がなくなるので、リモートワークが可能になるなど、自由な働き方を選択できるようになります。
（3）日程調整を自動化
RECEPTIONISTは、受付システムアプリの中でも唯一来訪前の日程調整・来訪時の受付用QRコード発行をワンストップで行うことができます。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど日頃からメインで使われているWEBカレンダーと連携し、空いてる日時だけを抽出した日程調整専用のページを作ることができます。
作成されたページのURLをお客様に送り、そこから都合の良い日時を選択・必要事項を入力いただくだけで、メールでの複数回のやり取りなしに、日程調整を完了させることができます。
また、来訪時に受付で使うQRコードも発行できるので、当日はそのQRコードを受付のタブレット端末にかざしていただくだけで、受付完了となります。
（4）会議室などの利用スペースも予約可能
来客のために使用する会議室の予約も、（3）の日程調整と同時に行うことができます。
RECEPTIONISTを使うことで、日程調整→受付→会議室の一連の流れを効率化することができます。
（5）さまざまなツールと連携
RECEPTIONISTは、10種類以上のチャットツールやグループウェア、WEB会議ツール、SFA、セキュリティゲート、自動ドア、スマートロックとの連携が可能です。
さまざまなツールと連携することで、業務効率化をさらに加速させることができます
（6）誰でも使いやすい操作画面
10年以上受付嬢をしてきた女性代表が監修しているため、受付ならでは困りごとを熟知しており、ITツールが苦手な方でも使えるわかりやすいデザインを採用しております。
実際に、RECEPTIONISTを導入している三井デザインテック様からは
「『シンプルで使いやすい』という弊社のニーズにマッチしていると感じて、導入を決めさせていただきました。」
というお言葉もいただけております。
新しいオフィス・営業場所の受付を見直すなら今
いかがだったでしょうか？
オフィスや工場、店舗のエントランスに受付システムアプリを入れたタブレット端末を置くだけで、業務効率化やブランドイメージの向上を図ることができます。
現在のエントランスの状態に不満のある方や、オフィスの移転を検討している企業の方は、ぜひこの機会に受付システムの導入を検討してみてください。
本記事が、皆様の来客対応の工数削減や、働きやすい環境作りのヒントになれば幸いです。
最後までご覧いただきありがとうございました！
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、ビジネス上のつながりをテクノロジーでスマートにすることで
各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
