入退館システムを徹底解説！メリット・デメリットと選び方のポイント

昨今、オフィスセキュリティの強化や業務効率化を目的に、

入退館システムを導入する企業が増えています。

弊社では、入退館システムと連携できる

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」を提供しておりますが

実際に「入退館システムのおすすめは？」と聞かれることが増えているのを感じます。

そこで、この記事では、お客様からよく聞かれる

入退館システムの基本機能や導入のメリット・デメリット、

そして適切なシステムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説していきます！

入退館システムとは？

入退館システムとは、施設や建物における、人の出入り管理を効率化するためのシステムです。

主な目的は、正確な出入り管理を実現し、オフィスや施設のセキュリティを強化することです。

しかし、最近では、働き方改革や労働人口の減少といった社会的背景から、

クラウド型の受付システムや勤怠管理システムと連携をし

セキュリティ強化と同時に、業務効率化を図る動きも増えています。

入退館システムのメリット

入退館システム導入のメリットは4つあります。

1.オフィスセキュリティの強化

入退館システムは、正確な身分確認やアクセス制御を行うことで、

オフィスのセキュリティを強化します。

不正な侵入を防ぎ、企業の資産や機密情報を保護する役割があります。

2.入退館管理の効率化

手動での入退館管理に比べて、

入退館システムはより効率的で正確な出入り管理が可能です。

アナログな方法の場合、入退館のたびに、

紙で記録をつけたり、受付係や管理人を配置しておく必要があります。

しかし、システムを導入することで、

そうした手間や人件費をかけることなくスムーズかつ迅速に出入りの管理が行えます。

3.業務効率の向上

入退館システムにより、

受付やセキュリティスタッフの業務負荷を軽減することができます。

システムが入退館の管理を行ってくれるため、

時間と労力の節約が可能となり、他の業務に集中することができます。

4.分析が簡単

入退館システムは出入りした人の情報やログを記録し、

必要なときに、すぐに参照・報告ができます。

訪問者の履歴やデータを分析することで、

効果的なセキュリティ対策や業務改善の意思決定に役立ちます。

入退館システムのデメリット

入退館システム導入のデメリットは3つあります。

1.導入コスト

入退館システムの導入には初期費用がかかります。

そのほかにも、システムの利用料や設置、メンテナンスなどの費用が発生します。

2.メンテナンスとアップデート

入退館システムは定期的なメンテナンスやソフトウェアのアップデートが必要です。

一般的に、入退館システムの耐用年数は、6年程度となるため、

定期的な交換や修理のため、追加の費用や作業時間がかかります。

3.技術的な障壁

導入するシステムによっては、システムに応じた設備や

ネットワークの整備が必要となる場合があります。

特に、大規模な施設や複数拠点での導入では、

設備のアップグレードやネットワークの強化が必要になるかもしれません。

入退館システムの選び方

次に、入退館システムの選び方をお伝えします。

主に5つのポイントがあります。

認証方法

ポイントの一つは、認証方法です。

入退館の際、ドアやゲートの開閉をどうやって行うのか認証方法を決める必要があります。

一般的な認証方法は以下です。

・暗証番号

・ICカード

・QRコード

・生体認証（指紋や顔による認証）

・スマートフォン

どの方法で認証を行うかにより導入できるシステムが変わるため、

まずは認証方法を決めましょう。

人数

次に、出入りする人数を確認します。

扉やゲートを利用する人数によっても導入すべきシステムが変わってきます。

例えば、ドアやゲートを通過する人数が多い場合、

暗証番号入力では、周囲の人に暗証番号を見られてしまう可能性が高く

セキュリティの効果が下がる可能性があるため、

導入を避けるか、定期的に番号を変えるなどの工夫が必要です。

また、生体認証はセキュリティ効果が高いですが、

導入や運用のコストが高いため、

大人数が出入りする場所で使用すると費用対効果が合わない可能性があります。

予算

次に予算です。

導入時の予算に収まるかどうかだけでなく

初期費用、運用費用、メンテナンス費用等を確認し、

長期的にも入退館システムの維持が可能かどうか確認しましょう。

実績

次に、実績です。

オフィスを守るセキュリティシステムのため、

できるだけ他社での導入実績を確認すると良いでしょう。

自社と同規模の企業で導入されているかどうかだけでなく、

大手企業などでも運用実績があるかどうか確認すると良いでしょう。

システム連携

最後にシステム連携です。

最近では、受付システムや勤怠管理システム等との連携ができる

入退館システムが増えています。

受付システムと連携ができれば、

社員の入退館だけでなく、外部からの来客などによる人の出入りも合わせて記録ができ、

万が一の時にも、記録を確認できるようになります。

また、受付係や電話取次等が不要になるため、

総務や受付係の業務効率化・人件費の削減効果もあります。

他にも、入退室の時間を元に、従業員の勤怠管理を自動化できたり、

出社回数を元に、自動で交通費の精算ができる経費精算システムもあります。

こういったシステムとの連携ができる入退館システムを導入しておくと、

セキュリティ強化と同時に、業務効率化を図ることができます。

入退館システムの料金はいくら？

入退館システムの料金は、基本的に

「初期費用」と「月額のランニングコスト」がかかるシステムが多いです。

上記以外にも、メンテナンスや保守・サポート費用がかかるシステムもありますね。

認証方法や工事の有無によっても金額が変わるため、

導入コストは、数万〜100万円以上と幅が広くなっています。

決して安い金額ではないため、

導入の際は、複数社を比較し、自社の要件に合うシステムを探してみてください。

入退館システムの更なる活用法

次に、入退館システムの活用法をお伝えします。

災害時の点呼

クラウド型の入退館システムであれば、

災害時の避難等の際に、従業員リストをスマホ等から確認することができるため、

逃げ遅れた従業員がいないかなどを迅速に点呼を取ることができます。

エレベーター制御

入退館システムの中には、エレベーターとの連携ができるシステムがあります。

登録された階にしか、エレベーターが止まらないため、

外部からの侵入者などを防ぐことができます。

システム連携

選び方でもお伝えしましたが、

入退館システムの中には、

受付システムや勤怠管理システム等と連携できるシステムがあります。

入退館システムと連携できるクラウド受付システム「RECEPTIONIST」では、

電子錠やセキュリティゲートを使用した入退館システムと連携でき、

入館証の発行や来客の管理が可能です。

あとからシステム連携をしようとすると、開発に時間や費用がかかるため

はじめから連携できるシステムが多いものを選ぶのもコツです。

「社外の入退館も管理したい！」

と思った方は、こちらの資料をご覧ください。

入退館システムでセキュリティ強化×業務効率化の実現へ

入退館システムの主な目的は、

正確な出入り管理を実現し、オフィスや施設のセキュリティを強化することです。

しかし、労働人口の減少や働き方改革により、

これからは、セキュリティ強化だけでなく、業務の効率化や人件費の削減等も踏まえシステムの導入を進めることが重要です。

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