オフィスDXを成功させる5つのポイントとおすすめのDXツールを紹介

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！
 

突然ですが、「オフィスDX」とはどのようなものかご存知でしょうか？
 

「DX」という言葉がビジネスの中で飛び交うようになっていますが、中でもオフィスDXは注目を集めています。
 

弊社は企業のオフィスDXをサポートする事業を行っていますので、オフィスDXのプロとしてどういったことが挙げられるかを解説していきます。
 

オフィスDXで業務効率化や、社員がもっと働きやすい環境をつくりましょう！
 

近年ビジネスにおいてDXという言葉がバズワードのように取り上げられており、DXの中でも、特に「オフィスDX」が注目を集めています。
 

今回は、そのオフィスDXがどのようなものか、どういったメリットがあるのかについて解説していきます。
 

オフィスDXとは？バックオフィス業務のDX

そもそもDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、ITなどのデジタル技術を活用して既存の業務フローやビジネスモデルを変革させ、組織や企業文化をアップデートすることです。
 

つまりオフィスDXとは、ITツールやシステムの導入で、オフィスでの業務の効率化や生産性向上を実現し、「オフィス業務とは〇〇だ」という企業文化をアップデートすることです。
 

例えば、オフィスDXとして以下の業務フローのアップデートが挙げられます。

• 無人受付の導入
• 社外への電話転送の導入
• 人事労務対応のペーパーレス化
• 経理業務の効率化
• 備品管理の自動化

このように、多くは総務や経理などバックオフィス業務が当てはまることが多いです。
 

そのため、オフィスDX≒バックオフィスDXと言い換えることができます。

オフィスDXで得られるメリット3選

オフィスDXを進めることで、様々なメリットが得られます。
 

業務効率化・生産性の向上

冒頭で説明したとおり、オフィスDXは企業文化をアップデートすることなのですが、ITツールやシステムの導入で業務効率化できる点はシンプルに大きなメリットとなります。
 

人が手作業で行っていたルーティーンワークなどを、システムの導入で自動化や効率化できます。例えばバックオフィス業務でも

• 請求書発行や処理
• 電話対応や社内からの問い合わせ対応
• 給与計算・経費精算
• 入退館履歴や来訪者履歴の記録作業

こういった作業を自動化・効率化することができます。
 

また、来客受付や電話対応などは、「対応のたびに業務を中断しなければいけない」ということがなくなり、自身の業務に集中できるので生産性向上にも繋がります。
 

実際にオフィスDXを進めた企業の事例として、

• 受付システムの導入で来客対応の工数が20時間/月も削減
• ペーパーレス化により全社の書類処理が効率化。年間1,000時間の工数削減

このように、従来の業務がDXにより工数削減されることで、業務効率化が進むのです。
 

テレワーク・リモートワークの推進

これまでのアナログな環境の場合、総務部や管理部などバックオフィス部門の方は基本的にオフィスに出社しないと仕事ができない状況でした。
 

しかしオフィスDXにより業務フローがデジタル化されることで、ペーパーレス化や業務のオンライン化が進み、バックオフィス業務もテレワークに対応できるようになります。
 

「特定の部門だけリモートワークができない」という課題も解消されるため、従業員にとって平等な環境を整備することにも繋がります。
 

優秀人材や経験者人材の採用や雇用確保

オフィスDXが進んでいるかどうかは、人材採用にも影響を与えており、オフィスDXが進んでいることは採用においてもメリットとなります。
 

弊社が企業のDXについてアンケートを行ったのですが、自社のDX化に課題を感じる人材のうち、今の会社から「転職したい」と回答した方が74.4％もいました。
 

ここからわかるのは、企業のDX化は、より生産性の高い効率的な職場環境をもたらし、こういった優秀な人材にとって転職理由の1つになるということです。
 

一方で従業員に対しても、アナログな業務環境のままだと、育児や子育てなどライフステージの変化により出社が難しい人たちは社会復帰ができないという問題があります。
 

ですが、オフィスDXによりオフィス以外でも業務ができるようになることで、これまで働けなかった人々の採用や社会復帰が進むこととなります。
 

このことから、オフィスDXが人材採用と人材確保の両面にとってメリットがあるということがわかります。

オフィスDXを失敗しないために押さえるポイント

ここまでオフィスDXの有用性について紹介してきましたが、ただITツールやシステムを入れればオフィスDXが進むというわけではありません。
 

オフィスDXを成功させるためのポイントを紹介します。
 

課題を洗い出し、DXの目的とゴールを設定する

オフィスのDXに取り組む前に大事なのは、自社の課題を洗い出し、目的とゴールを明確にすることが第一歩です。
 

一言で「DX」といっても、その取り組みは多岐に渡るため、「何を（オフィス）DXするのか」「どのような目的で（オフィス）DXするのか」を具体的に定めないと、思うように取り組みが進まなかったり、また見当違いな方向に進んだりする恐れがあります。
 

自社の現状を正確に把握して、必要なDXとその取り組みを見極めること。これがオフィスDXを成功させるための第一歩です。
 

DXを進める意図や目的を全社に周知する

目的とゴールを設定したら、全従業員に対してDXの意図や目的を周知しましょう。オフィスDXを成功させるためには、経営陣から現場の従業員に至るまで、全社で目的やDXの必要性を認識する必要があります。
 

例えば、いくら担当者がDXの重要性を説いても、上層部が必要性を認識できていない場合、そもそもDXに必要なシステムやツール導入の承認がおりない事態が考えられます。
 

また、従業員が必要性を認識できていなければ、仮にツールを導入してオフィスDXを進めても、そのツールを活用してもらえず、無意味なツール導入で終わってしまう恐れがあります。
 

全社的に周知や理解を深めてもらうためには、DX推進の資料を作成・配布するほか、社内説明会やセミナーを開催して周知徹底を行いましょう。1回ではなく複数回実施して全員に行き届くように発信を続けることと、誰でもわかる形でおこなうことがポイントです。
 

DXに必要なツール・システムの選定

オフィスDXを進める土台が整ったら、次はオフィスDXに必要なITツールやシステムの選定です。
 

新しいツールやシステムを選定する際は、機能やコストなどのわかりやすい比較ポイントだけではなく、既存の業務フロー、システムとの互換性や現場の社員が使いこなせるかどうか、という点まで考慮しましょう。
 

また、ツールベンダーのサポート体制の確認も大切です。既存の業務フローをガラリと変える場合、設定や導入後のトラブルシューティングは必須となるため、運用が安定するまでしっかり伴走してくれる企業であることが望ましいです。
 

ただし、新しいツールやシステムの導入自体が目的にならないように注意が必要です。最初に定めた課題と目的を軸に考えることが大切です。
 

社内の業務フローや体制の見直し

新しいツールを導入しても、それが実際に業務で機能しなければ、ただ無駄にコストをかけただけの無意味なツール導入になってしまいます。
 

新たにツールを導入することで無駄は発生しないか、別の作業工数が発生しないか、ツールの使用を含めて対応する担当部門や人数は最適か、などを見直し、必要に応じて体制を再構築します。
 

またDXで業務を効率化しても、工数が空いた分をそのまま別の業務を増やし続けては社員の負担は減りません。業務量の調整が必要なことも意識しておきましょう。
 

DX後も効果検証を繰り返す

オフィスDXを導入した後、運用するなかで新たな問題が見つかるかもしれません。また、導入した結果余計な工数が発生して、結局以前と業務時間は変わらない、というケースもあります。
 

導入の効果が出ているか、改善点はないかなど現状を分析して、より良い形を模索していきます。また必要に応じて、運用マニュアルや業務フローの変更、更に新しいツールの導入や変更などを検討しましょう。
 

実際に効果が出ているかどうかを判断するために、ツールベンダー企業に確認するというのも1つの手です。自社が適切に運用できているかどうかを測るだけでなく、更なる活用方法についてアドバイスをもらえることもあるでしょう。
 

なお、効果検証の際は中長期的な視点を持つことも大切です。新たにツールやシステムを導入した場合は定着するまでに時間がかかるケースもあるため、導入直後の効果だけで判断するのは早計と言えます。
 

実際に使っているオフィスDXのおすすめツール

最後は、実際に弊社がオフィスDXを進める上で活用しているツールやシステムを紹介します。
 

クラウド受付システム『RECEPTIONIST』

オフィスで発生する業務の1つに、「来客対応」があります。お客様はもちろん、配達やオフィスサービスなどの業者様の来客など、日々多くの方が来社されます。
 

オフィスでの来客対応において、従来の人がいる受付や内線電話での対応の場合、内線電話による取次対応や、出社している一部の人への対応負荷が偏るなどの無駄が発生してしまいます。
 

『RECEPTIONIST』を導入すると、来客通知が担当者へ直接通知されることで、スムーズな受付対応を行うことができます。
 

「当日来客がある担当者だけがオフィスに出社すればOK」となるので、来客対応のために特定部門の方が出社を強いられる、という状況から解放されます。
 

電話代行サービス『fondesk』

オフィスにかかってくる外線電話のうち、およそ80％は営業電話だと言われています。この営業電話対応に多くの時間を割いてしまうことと、電話対応による作業中断で、担当者の生産性に大きな悪影響が生まれてしまいます。
 

『fondesk』を利用すれば、電話対応をfondeskのオペレーターに任せることができ、電話の内容はSlackなどで受け取れます。
 

取引先からの電話など、必要な電話にだけ別で対応すればよくなり、避けたい電話には対応しなくても良い状況がつくれます。
 

弊社ではfondeskとRECEPTIONISTを組み合わせることにより、内線・外線電話の対応をゼロにして固定電話を廃止しています。
 

人事労務システム『SmartHR』

入退社の手続きや、年末調整などの人事労務業務の場合、どうしても書類での対応が求められることが多く、結果として人事労務担当者は書類処理・管理による業務負荷が問題になってしまいます。
 

『SmartHR』を人事労務に導入することで、入社手続きや、退職手続き、住所の変更などを、従業員がWeb上で直接入力することで完結します。
 

人事労務管理の手間が減るだけではなく、間違いを減らし、ペーパーレスで最新の情報を蓄積することが可能になることです。
 

経費精算システム『マネーフォワードクラウド経費』

経費精算や領収書の管理など、何かと紙媒体での対応が求められる経費関連。書類の提出や精算対応のためだけにオフィス出社しないといけないなんてことも。。
 

『マネーフォワードクラウド経費』を使えば、自宅や外出先でも、スマホからでも経費精算が可能になります。
 

精算処理や申請承認なども自動化・効率化・ペーパーレス化ができるので、経費精算が圧倒的にラクになります。
 

またマネーフォワードクラウドはその他にもさまざまなシリーズを提供しているため、併せて導入するメリットもあります。弊社では他に「マネーフォワードクラウド勤怠」などを活用しています。
 

会議室予約管理システム『予約ルームズ』

オフィスでの会議について、このようなトラブルに思い当たることはありませんか？

• 会議室を予約したいけど予約状況がわからない
• ちょっと今から会議をしようとしても、会議室が埋まってて会議できない
• 会議室が予約できないと思っていたけど、実際は使われずに空いていた

対面での会議に加え、近年はWeb会議の増加など、オフィスで会議をする機会が増えてくる中で、このような会議に関する課題は多くあります。
 

そういった会議の課題を解決してくれるのが、こちらも弊社が提供している会議室予約管理システム『予約ルームズ』です。
 

『予約ルームズ』は、会議室・商談スペースの利用状況をリアルタイムに把握できる会議室管理・予約サービスです。
 

会議室に設置した端末で空き状況が一目でわかるのはもちろん、使われていない会議室は自動で予約キャンセルされて、会議室の無駄使いが解消されます。

まとめ：オフィスDXでさらに魅力的な会社へ成長を

オフィスDXの推進によって、バックオフィス業務の効率化や生産性向上が期待できます。バックオフィス業務の生産性が上がることで、中長期的に必要な新たな取り組みにチャレンジすることを可能にします。
 

すなわち、オフィスDXを進めることは会社全体の業績向上や中長期的な企業成長に繋がるといえます。
 

今後の会社のために必要な取り組みや自社の課題に向き合い、企業変革を積極的に進めていきましょう。