株式会社スタートトゥデイ様を導入例に掲載させて頂きました。詳しくはコチラ

iPad受付システムRECEPTIONIST-icon

パターン6
受付システムで対応ができるオフィスタイプ5
1つの事務所に複数の子会社が一緒に入居しているオフィスの受付

パターン6は、1つの事務所に複数の子会社が一緒に入居しているケースです。
このようなオフィスの場合、以下のような課題が考えられます。

子会社は人数も少なく、社内に誰もいなくなることがよくある親会社の総務宛に、子会社宛のお客様がよく連絡してくる結果、お客様は待ちぼうけしたり、間違いに気付いて焦って移動する

課題:子会社に誰もいない!?

総務・アシスタント・若手社員 ・子会社は人数も少ないため、子会社宛の訪問で受付しても誰も出ないことがあり、親会社の受付に連絡し直して事情を説明しなければいけない
・来客が集中する時間帯だと、来客の取次に時間がかかるため、とにかく待ち時間が長くなる。

担当者 ・親会社の総務・アシスタント・若手社員が、全子会社の状況を把握しているわけではないので、子会社宛の来客連絡が来ても対応に時間がかかってしまう。 ・子会社宛のお客様を、全て親会社の総務が受ける運用にしている場合、毎時0分前後と30分前後は来客対応だけで忙殺されてしまう。

お客様 ・留守中に来客があっても全く気づけず、対応は親会社の総務任せになってしまう。

・来客が集中する時間帯だと、来客の取次に時間がかかるため、お客様が受付をしてから担当者に来客が伝わるまでのタイムラグが大きくなってしまう。その結果、担当者はお客様が遅刻したと誤解したり、お客様は担当者に軽視されてると誤解してしまい、打ち合わせが始まる前から信頼関係が損なわれてしまう。

解決策:RECEPTIONISTが、グループ会社をまとめて受付

総務・アシスタント・若手社員 ・来客対応をする必要がなくなり、受付に関する業務から解放されます。

・子会社の来客対応も子会社の担当者本人に任せられるようになります。

担当者 ・ビジネスチャットやSMSを通じて、どこにいても来客通知を受け取ることができるため、万が一自分が社内にいない時に来客があっても気づくことができ、別の人に来客対応を依頼したり、お客様に連絡して対応することが可能になります。

お客様 ・子会社宛の訪問で受付をした際に社内が留守でも、担当者はどこにいても来客通知を受け取っているため、お客様が放置されたり、再度受付をする必要はありません。

RECEPTIONISTを導入すると

総務・アシスタント・若手社員の方が「取次業務から解放され、本来の業務に集中できる」ようになり、 社員の方は「どこにいてもすぐに来客通知を受けられる」ことでお客様をすぐにお迎えすることができるようになり、 お客様も「待ち時間なく、すぐに会議を始められる」ようになります。 これにより、お客様との信頼関係を築きつつ、個々の社員の無駄な時間をなくすことで、会社全体のパフォーマンスを最大化することができます。

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