株式会社スタートトゥデイ様を導入例に掲載させて頂きました。詳しくはコチラ

iPad受付システムRECEPTIONIST-icon

パターン5
受付システムで対応ができるオフィスタイプ5
近くのビルや複数フロアに分かれて入居しており、各ビル・各フロアにオフィスの受付

パターン5は、執務エリアが複数フロアや複数ビルに分かれており、それぞれに受付があるケースです。
このようなオフィスの場合、以下のような課題が考えられます。

総務・アシスタント・若手社員は来客の度に仕事の手を止めて対応お客様がどこの受付にいるか不明。場所を間違えたお客様には道案内結果、お客様は待ちぼうけしたり、間違いに気付いて焦って移動する

課題:お客様は一体どこへ・・・?

総務・アシスタント・若手社員 ・内線電話の受付では、お客様がどこの受付にいるか把握できないため、毎回お客様に電話口で確認しなければならない。確認をせずにお迎えに行ってしまうと、お客様が別の受付にいた場合にお客様を探さなければいけなくなってしまう。

・お客様が場所を間違えて来られた場合は、正しい場所へのご案内をしなくてはならない。

担当者 ・お客様が間違った場所で受付をしていても全く気づくことができないため、お客様をサポートすることができない。

お客様 ・内線電話で受付しても、自分がどこの受付にいるのかが伝わっていない場合に、見つけてもらうまでにかなりの時間がかかり待ち時間が長くなってしまう。

・オフィスが複数ビルに分かれているとビルを間違えてしまうことが多々あり、受付して初めて間違った場所にいることに気づき、慌てて移動することになってしまう。

解決策:RECEPTIONISTが、お客様の居場所をお知らせ

担当者は来客の通知でお客様が、どこの受付にいるか把握可能もしお客様が場所を間違えていたら、そちらにいる従業員に対応を依頼お客様に正しい場所をお伝えし、ご案内することが可能

総務・アシスタント・若手社員 ・お客様がどこの受付に来ているか瞬時に把握できるので、すぐにお迎えに行きご案内することができる。

・万が一お客様が間違った受付に来ていてもすぐ把握できるので、他の社員に対応を依頼して正しい場所までご案内してもらったり、直接お客様に電話してサポートすることができる。

担当者 ・直接担当者が来客対応するので、受付業務から解放され、行方不明のお客様を探すこともなくなる。

・拠点ごとに来客履歴をデータとして保管できる。

お客様 ・受付と同時に、どこの受付にいるかが担当者に伝わるため、万が一場所を間違えても長時間待たされることはなくなる。

RECEPTIONISTを導入すると

総務・アシスタント・若手社員の方が「取次業務から解放され、本来の業務に集中できる」ようになり、社員の方は「どこにいてもすぐに来客通知を受けられる」ことでお客様をすぐにお迎えすることができるようになり、お客様も「待ち時間なく、すぐに会議を始められる」ようになります。

これにより、お客様との信頼関係を築きつつ、個々の社員の無駄な時間をなくすことで、会社全体のパフォーマンスを最大化することができます。

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