株式会社スタートトゥデイ様を導入例に掲載させて頂きました。詳しくはコチラ

iPad受付システムRECEPTIONIST-icon

パターン4
受付システムで対応ができるオフィスタイプ4
1フロアだが、広い執務エリアがあるオフィスの受付

パターン4は、オフィスがとても広いワンフロアのケースです。
このようなオフィスの場合、以下のような課題が考えられます。

総務・アシスタント・若手社員は来客の度に仕事の手を止めて対応担当者が席にいないと近くの人に伝言することになり、まわりの人も自分の仕事の手を止めることになる

課題:来客の度に伝言ゲーム!?

総務・アシスタント・若手社員 ・来客の電話を受けた後、担当者に伝えようとしても席にいなかった場合に、広いオフィスの中で担当者を探し回るのも大変なため、担当者の席の近くの人に伝言を依頼するしかない。

・伝言を依頼された人は、早く担当者に伝えるために自分の仕事を中断し、担当者の携帯電話やチャットに連絡するが、返信が無く伝わったかどうか不明な場合もよくある。

・このように来客のタイミングで担当者が席にいない場合、担当者の周りの席の人が自分の仕事の手を止めて、時間をかけて来客対応をしてくれているにも関わらず、そのことをわかっていない社員が多い。

・携帯電話を内線として利用している企業の場合、番号を調べれば担当者宛に連絡ができるが、担当者の前の予定が長引いている場合や、トイレなどの電話に出れないタイミングだと結局来客を伝えることができず、お客様のご案内をする必要があり、対応に時間がかかってしまう。

担当者 ・アポの時間が近づいてきたら、来客連絡を受けるために席に戻らなければならない。

・前の会議がアポの時間の直前まで入っている場合、来客連絡を自席で受け取ることができず、自席の周りの人が来客対応することになり迷惑をかけてしまうだけでなく、来客が伝わるまでに時間がかかりすぎてしまう。

お客様 ・内線電話で受付をしてからそれが担当者に伝わるまでに時間がかかるので、待ち時間が長い。

・時間通りに到着してるにも関わらず、担当者に伝わるまでにタイムラグがあるため、遅刻したと誤解されてしまう。

・Pマーク対応の企業だと来客票を手書きで記入しなければならない。

・部署ごとの内線番号表が置かれていても担当者の部署を覚えていないため、スマホで担当者との過去メールを検索し、部署名を確認しなければならない。

・内線電話の場合、受付で自社名と自分の名前を名乗らなければならないため、周りにいる他のお客様に自分がどこの誰なのか聞かれてしまう。

解決策:RECEPTIONISTが、来客を確実に伝えます

総務・アシスタント・若手社員は来客対応をする必要がなくなる担当者はどこにいても来客通知をすぐに受けられるお客様はすぐに受付完了でき、手書きの必要もなく待ち時間もない

総務・アシスタント・若手社員 ・直接担当者に来客が通知されるため、担当者を捜索する必要もなくなり、受付に関する業務から解放されます。

担当者 ・ビジネスチャットやSMSで直接通知が来るため、自席で待機している必要がなく、どこにいても来客通知を受け取ることができます。

・受付と同時に来客が担当者に通知されるため、担当者が早くお迎えに行くことができ、お客様をお待たせしません。

お客様 ・iPadで受付をするとすぐ担当者に伝わるため、遅刻したと誤解されることもなく、長い時間待たされることもなくなります。

・受付した内容がデータで保存されるため、手書きの来客票に記入する必要はなくなります。

RECEPTIONISTを導入すると

総務・アシスタント・若手社員の方が「取次業務から解放され、本来の業務に集中できる」ようになり、社員の方は「どこにいてもすぐに来客通知を受けられる」ことでお客様をすぐにお迎えすることができるようになり、お客様も「待ち時間なく、すぐに会議を始められる」ようになります。

これにより、お客様との信頼関係を築きつつ、個々の社員の無駄な時間をなくすことで、会社全体のパフォーマンスを最大化することができます。

今すぐ資料を受取る