iPad無人受付システムRECEPTIONIST

パターン1
受付システムで対応ができるオフィスタイプ1
1階にビルの受付、入居フロアにオフィスの受付

パターン1は、ビルのエントランスにビル自体の入館手続きがあるケースです。 このようなオフィスの場合、以下のような課題が考えられます。

「お客様はビル側の受付もしなければならず大変」

【課題】

お客様
・ビル側の入館手続きをするためだけに必要な、受付番号・QRコードを用意するために、
  1. スマホを取り出し、
  2. ロックを解除し、
  3. メールアプリを立ち上げ、
  4. メールの検索窓を開いて、
  5. お客様の名前でのメールを検索し、
  6. 該当のメールを開いて、
  7. 受付番号・QRコードを画面に表示する
という手順を踏まなければならず、手間がかかる。
・ビル側の受付を済ませたら、今度は訪問先企業の受付で内線電話で受付する必要がある。

担当者
・ビル側の入館登録をする必要があり、さらに、お客様が到着してから内線で来客対応をする必要がある。

総務・アシスタント・若手社員
・担当者が事前に行うビル側の入館手続きは作業を簡素化するために適当に入力する社員が多く、正しい来客データを記録することができていない。
(ビルによっては来客データ自体を提供してくれないビルもある)

RECEPTIONISTを導入いただくと以下のようになります。

担当者はビルとオフィスで同じ受付番号を発行
お客様は1つの受付番号で完結できる

お客様
・ビルの受付でも訪問先企業での受付でも同じ受付番号で受付することができます。
・RECEPTIONISTで受付をする際も6桁の数字を入力するだけなので簡単に受付できます。

担当者
・ビル側の入館登録をした際に発行される受付番号を使って、RECEPTIONISTの受付コードも発行することができます。
・お客様がRECEPTIONISTで受付を1回すると、会議に参加予定の担当者全員に一斉に通知がいくため、すぐに会議を始められるようになります。

総務・アシスタント・若手社員
・来客が担当者へ直接通知されるため、受付電話を取り次ぐ必要がなくなり、自分の業務に集中できるようになります。
・RECEPTIONIST側に正確な来客情報が記録されるため、来客データを正確に管理することができます。

その結果

総務の方が「取次業務から解放され、本来の業務に集中できる」ようになり、 社員の方は「自分の来客は自分で対応する」ことでお客様に対する責任感が生まれ、 お客様も待ち時間なく、素早く会議を始められるようになります。

そして、お客様との信頼関係を築きつつ、個々の社員の無駄な時間をなくすことで、会社全体のパフォーマンスを最大化することができます。