こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

近年、働き方改革のひとつとして注目を浴びている「フリーアドレス」。

生産性向上やコスト削減などメリットが多いフリーアドレスですが、実際に導入するとなればハードルを感じる人も多いでしょう。

弊社では、創業以来フリーアドレス制度を導入しており、現在もトラブルなくうまく運用できています。

しかし、弊社のお客様の中には、

「フリーアドレスを導入してみたけど、うまくいかず廃止しようか迷っている」

「フリーアドレスを導入したいが、うまくいくか不安」

とご相談をいただくことがございます。

フリーアドレスを導入する前に、メリット・デメリットを知っておくことで、そうした不安や失敗を回避できればと思い、

今回はフリーアドレス導入を検討している担当者の方にむけて、失敗しないためのポイントやRECEPTIONISTの活用方法を紹介します。

フリーアドレスとは何？

フリーアドレスとは従業員が個人専用のデスクを持たず、自由に着席場所を選べるオフィススタイルのことをいいます。

一般的なフリーアドレスオフィスは机と椅子だけが用意されており、従業員はその日の気分や業務内容によって座席を選びます。

リモートワークとの相性がよく、近年の働き方改革の取り組みとしてフリーアドレスを導入する企業が増えてきました。

フリーアドレスオフィスにする企業の目的とは

フリーアドレスを成功させるためには目的を明確にすることが大切と言われています。

企業がフリーアドレスを導入する目的は多岐にわたりますが、主として生産性の向上があります。フリーアドレス導入にはペーパーレスやクラウドシステムなど業務デジタル化が欠かせません。デジタル化によって業務が効率化されると、本来のやるべき業務に集中することができます。

また、「他部署の人と話し合いながら進めたほうが仕事が捗る」「今日は1人集中して仕事を進めたほうがいい」など、従業員自ら考えて行動するようになります。従業員の主体性が、生産性向上に期待できると言われているのです。

フリーアドレスのメリットと成功例

フリーアドレスを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。5つのメリットと、フリーアドレスの成功事例をご紹介します。

フリーアドレスのメリット

• コミュニケーション活性化

座席が自由になり、他部署の従業員どうしに新たなコミュニケーションが生まれます。

• 業務の効率化

他部署の従業員とチームを組んで業務に取り組む場合、近くに着席することでこれまでに発生していた、メールのやり取りやミーティング設定が不要になります。

またデジタル化も同時に推進していくことで、不要な業務を廃止していくことができます。

• スペースの有効活用

業務をデジタル化させることで、紙の資料を保管していた場所など不要なスペースが生まれます。デッドスペースは、新たに従業員の打ち合わせや休憩ができるスペースとして活用することができます。

• 省スペース化によるコストダウン

フリーアドレスを導入すると、自宅などオフィス以外の場所からでも働きやすい環境が整います。デジタル化と併せてテレワークも同時に導入すれば、空席が発生するでしょう。使用スペースを縮小することで、賃料や電気代などのコストカットに繋がります。

• 環境美化

固定席が廃止されることで、不要な書類や私物が散乱することがなくなり、きれいなオフィス環境を保つことができます。

フリーアドレスで成功した事例

フリーアドレスを導入し、成功した事例をご紹介します。

事例１　【株式会社ジョンマスターオーガニックグループ】

化粧品販売事業を展開する株式会社ジョンマスターオーガニックグループは、コロナ禍でテレワークとフリーアドレスを導入しました。固定電話を撤廃して、受付業務ツールを導入したことで業務の効率化に成功しています。

事例２　【松竹株式会社】

創業明治28年の老舗企業である松竹株式会社。一気にフリーアドレスを進めるのではなく、特定の部署限定で導入されました。社内のIT化が進んでいなかった同社は、小さく始めたことで混乱することなく、フリーアドレス導入に成功しました。

フリーアドレスのデメリット（失敗する理由と対策）

• 従業員の居場所がわからず仕事に支障が発生

固定席が無いため従業員がどこにいるかわからなくなることがあります。
例えば、来客時の取り次ぎなどの業務に支障が出てしまうでしょう。受付システムを導入するなどして、業務の効率化が求められます。

• 着席場所が固定される

固定席を無くしても、気づけば同じ部署やチームのメンバーと毎日一緒に座ってしまい、座席が固定されがちです。それではフリーアドレスを導入した意味がありません。
何のためにフリーアドレスを導入したのか、目的を振り返る必要があるでしょう。

• 組織への帰属意識が低下

働く場所が自由に選べる環境というのは、他部署間のコミュニケーション強化が見込まれる一方で、自分が所属している部署内では交流の減少が懸念されます。
帰属意識の希薄化にも繋がりますので、意識的にコミュニケーションをとることが大切です。

• 集中力が低下

フリーアドレスオフィスでは、自分の業務と関係のない話し声が聞こえることや、毎日席が変わる環境にストレスを感じてしまう従業員も出てくるでしょう。
集中力高く仕事ができるよう、1人で作業ができるスペースも確保しておくことがおすすめです。

フリーアドレスに失敗しないためのおすすめ便利グッズ

フリーアドレスは自分専用のデスクがないため、仕事道具の持ち運びが課題の1つとして考えられます。

できるだけ従業員のストレス要素を排除し、快適に仕事をしてもらうことがフリーアドレス成功の秘訣です。

仕事道具の持ち運び課題に関するおすすめ便利アイテムを2つ紹介します。

持ち運び文房具収納ケース

自分のデスクには必ず置いてある文房具。フリーアドレスになると手の届くところにペンがなく大事なメモをとれなかったなんてことも。

文房具をまとめて収納できるケースがあるといいでしょう。

モバイルバッテリーや付箋などが入る少し大きめのものは、いざという時に役立ちます。

モバイルバッグ

デスクに物を置いたままにできないフリーアドレス。毎回必要な物を持ち運んでいるうちに書類を紛失したり、自宅に忘れものをしたり、従業員だけでなく顧客からのクレームに繋がりかねません。

そんな課題解決のために、持ち物をまとめて運べる専用バッグがあると便利です。

上記の文房具収納ケースはもちろん、ノートPC、書類などすべてまとめて持ち運びできます。

フリーアドレス導入時に検討したいおすすめツール

せっかくフリーアドレスを導入したのに、固定席に戻してしまったという失敗は避けたいもの。

フリーアドレス導入時に業務効率化ツールも同時に取り入れることで、多くの企業がメリットを享受しています。

そこで3つの業務効率化ツールをご紹介します。

コミュニケーションツール

帰属意識の希薄化を防ぐためにもコミュニケーションは大切とお伝えしました。ひと手間かかるメールよりも手軽に連絡をとりあえるチャットツールは必須といえるでしょう。

複数のメンバーとプロジェクトごとのグループチャットで会話できるため、離れた場所にいてもスムーズな情報共有が可能となります。

クラウド受付システム

従業員がどこで仕事をしているかわかりにくいフリーアドレスでは、固定電話を置きにくいため、来客の取り次ぎが課題となります。

その課題を解決するのが、クラウド受付システムです。

受付システム「RECEPTIONIST」は、ビジネスチャットと連携させることができます。来客の際は従業員のチャットツールに直接通知が届くため、電話が不要となります。「RECEPTIONIST」を導入していただいた企業様からは「不要な電話対応がなくなり、本来の業務に集中できるようになった」とのお声をいただいております。

座席予約管理システム（ホテリング）

フリーアドレス導入後の「出社したら自分の座りたい席が空いていない」「空いている部屋がわからない」という悩みを解決するのが座席予約管理システムです。

事前にフォンブースや会議室を予約できます。

しかし、実際に企業からの聞き取りを実施してみると、座席予約管理システムを導入しても使う頻度が少ないことがわかってきました。

座席予約管理システムはフリーアドレスオフィスにしたあと、様子を見てから検討してみてもいいでしょう。

まとめ

デメリットもあるフリーアドレスですが、便利なグッズやツールを導入することで、社内の無駄をなくしたり、従業員のコミュニケーションを促進したりすることができます。

メリット、デメリットを把握した上で対策を考えておきましょう。

フリーアドレスを成功させるために、社員がどこにいても来客通知が担当者に直接届く「RECEPTIONIST」のご検討はいかがでしょうか？「RECEPTIONIST」はあなたの会社のフリーアドレス導入を応援します。