こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

最近、コロナを機にオフィスの移転・縮小をされる企業さまが増えているのをご存知でしょうか？

弊社へのお問い合わせでも

「オフィス移転（リニューアル）で、フリーアドレスオフィスにするんです！」

といった声が非常に増えています。

実は、弊社は、創業当時からフリーアドレスを取り入れたオフィスづくりをしており、運用ノウハウが豊富です！

今回は、弊社のフリーアドレスを支えるお役立ちシステム5つをご紹介していきます！

フリーアドレスで役立つ01：社内コミュニケーション

Slack

フリーアドレスで必須のツールといえば、まずはビジネスチャットです！

弊社ではこれがないと仕事ができない！！ってほどにチャットが大活躍しています。

弊社では、Slackを利用していますが、最近だとMicrosoft365やGoogleWorkspaceの導入と同時に、付帯のビジネスチャットの利用を開始される企業様をよくお見かけします。

ビジネスチャットがあると、内線電話やメールを使わずに、業務内容を共有したり、簡単なミーティングをチャットベースで行うことができます。

フリーアドレスオフィスだと、どこに誰がいるのか分かりにくいですが、チャットがあればわざわざオフィス内を探し回る必要がありません。

また、内線電話の設置も難しいため、社内連絡をビジネスチャットにしておくと便利です。

フリーアドレスで役立つ02：社外コミュニケーション

自動音声ガイダンス

次に外せないのが、電話の自動音声ガイダンスです！(笑)

実は、弊社の代表電話は全て、自動音声ガイダンスにて対応をしています。

というのも、以前は代表電話がかかってくるたびに、

近くの座席に座っているメンバーが交代で電話を受けていたのですが、

電話に出るたびに業務を中断しなければならない状況が非効率で困っていました。

そこで、脱代表電話をすべく、まずはかかってくる電話の内容を数ヶ月間チェックした結果、95%の電話が営業電話だったことがわかりました。

そのため、現在は、代表電話宛にかかってくる電話は全て自動音声ガイダンスにて、HPからお問い合わせいただくようにご案内をしています。

代表電話宛のご連絡は繋がりませんが、すでにお取引のある企業様へは、各営業担当やカスタマーサポート窓口宛の専用番号をお渡ししているため、業務に支障がでないようになっています。

フリーアドレスの場合、固定電話の設置場所に困るケースが多いです。

・島ごとに電話を設置し、近くの人が出る

・電話番があるバックオフィスだけは固定席にする

など、工夫次第でフリーアドレスを実現できますが、

一部のメンバーに負荷がかかるため、得策ではありません。

弊社では、社内に代表電話も内線電話もありません。

受付はRECEPTIONIST、代表電話は音声ガイダンス、社内連絡はビジネスチャットを使うことで、脱固定電話を実現し、静かで快適なオフィスを実現しています！

フリーアドレスで役立つ03：スケジュール管理・共有

3つ目は、Googleカレンダーです！

弊社では、GoogleWorkspaceを利用しており、

Googleカレンダーを利用して従業員のスケジュールを管理・共有しています。

各人のスケジュールを全社員が確認できるほか、

会議室の予約もGoogleカレンダーから行うことができます。

フリーアドレスでは、

・誰がどこにいるか

・誰が出社しているのか

を把握することが難しいため、

各人のスケジュールや出社状況をカレンダーで確認できるのが便利です！

フリーアドレスで役立つ04：受付システム

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」

受付ではもちろんクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を使用しています！

RECEPTIONISTは、来客が来たことをビジネスチャットを通じて直接担当者に通知してくれるため、

どこの席に座っていても、どこの会議室にいても、お客様の来社がわかります！

内線電話を使用していると、どこの席にいるかわからない社員を探すため、オフィスを探し回って取り次ぐ必要があります。

フリーアドレスオフィスの場合、

内線電話での受付は、固定席のときの取次時間と比較して、

1.5〜2倍ほどかかってしまうため、受付システムの導入をお奨めしています。

実際に、最近では、フリーアドレス導入を機にRECEPTIONISTをご検討いただくことが増えています。

フリーアドレスで役立つ05：会議室管理システム

会議室予約管理システム「予約ルームズ」

最後に、会議室予約管理システム「予約ルームズ」をご紹介します！

なぜフリーアドレスオフィスで会議室管理予約が必要なのか

と疑問の方もいらっしゃると思います。

フリーアドレスオフィスの場合、

テレブースやファミレス席、集中スペースなど、

一般の執務スペースとは別に、特別スペースを設けることがあります。

特別スペースの座席数は数が少ないため、

トラブル防止のために利用ルールや予約制を設けていることが多いです。

予約ルームズでは、会議室だけでなく特別スペースなどの座席予約にも活用できるため、弊社の特別スペースでも活用しています！

特に、テレブースは、電話をかける頻度が高いインサイドセールスのメンバーやWEB会議の多いセールスチームのメンバーに人気があり、弊社でも常に予約でいっぱいです。

予約せずに使用するメンバーや予約を無断延長するメンバーがいると、

商談や業務に支障が出るため、利用予約を徹底しています。

また、商談や電話をしている場合、時間を忘れて仕事をしてしまうこともあります。

そんな時でも、次の予約者に迷惑がかからないように

タイムキーパー機能やアラート機能で、退出時間を忘れないように工夫しています。

まとめ

今回は、フリーアドレス歴6年の弊社が実際に愛用しているシステムを紹介しました。

もしこれからフリーアドレスを検討している場合には、ぜひ参考にしてみてくださいね！