フリーアドレスオフィスの事例紹介！導入前に知りたいこと

フリーアドレスオフィスに変更する企業が増えていますが、

事前に用意すべき設備や事例を知らないままだと、

「思っていたのと違う！」という事態が発生するかもしれないので注意が必要です。

今回は、フリーアドレスオフィス歴5年以上の弊社が、

その経験からフリーアドレスオフィスについて徹底解説します！

また、弊社サービスのクラウド受付システム「RECEPTIONIST」は

フリーアドレスオフィスに切り替えるタイミングで、

固定電話廃止の相談をよくいただくため、

フリーアドレス導入についてお役に立てると自負しております！

「RECEPTIONISTって何？

何でフリーアドレス導入と一緒に検討されてるの？」

と思った方は、ぜひこちらの資料をご覧ください。

フリーアドレスオフィスの需要が増えている理由

フリーアドレスオフィスの需要は年々増えています。

その理由は、以下４つの影響が大きいです。

01.働き方改革

日本政府は「働き方改革」を推進しており、

その一環として労働時間の短縮や柔軟な働き方が推奨されています。

フリーアドレスオフィスは、

柔軟な働き方を叶えるための一つの方法と考えられています。

02.オフィススペースの最適化

都市部ではオフィスの賃料が高いため、

スペースを効率的に使用することが求められます。

フリーアドレスオフィスは、不要な固定席を減らし、

スペースの効率的な活用を可能にします。

03.テクノロジーの進化

クラウドテクノロジーやモバイルデバイスの普及により、

従業員はどこにいても仕事ができるようになりました。

その結果、フリーアドレスオフィスのような

新しい働き方が可能になっています。

04.感染症の影響

新型コロナウィルスの蔓延は、オフィスワークのあり方を見直すきっかけとなりました。

テレワークや在宅勤務が増える中、オフィスという場所は

共同作業やコミュニケーションのための場としての役割を重視されるようになり、

その結果、フリーアドレスオフィスの導入が進んでいます。

フリーアドレスオフィスで導入すべき設備

続いて、フリーアドレスオフィスで導入すべき設備について解説します。

01.固定電話に代わるコミュニケーション手段

フリーアドレスオフィスでは、従業員が常に同じ場所で働くわけではないため、

固定電話があることで制限を生み出してしまうことがあります。

VoIP（Voice over IP）やモバイルデバイスを利用することで、

場所に関係なくコミュニケーションを取ることが可能になります。

02.クラウドツール

フリーアドレスオフィスでは、従業員がどこからでもアクセスできる

クラウドベースのツールやアプリケーションの利用が効的です。

文書共有、プロジェクト管理、コミュニケーションツールなどが含まれます。

03.無線インターネット

全ての従業員がオフィス内のどこでも働けるように、

強力で安定したWi-Fi接続が必要です。

04.個人の収納スペース

 フリーアドレスオフィスでは、個々の従業員が専用のデスクを持たないため、

個人の書類や物品を保管するためのロッカーや収納スペースが必要となる場合があります。

05.座席予約システム、座席占有率がわかる仕組み 

どの席が使用可能で、どの席が既に使用中かを表示するシステムが役立ちます。

これにより、従業員は利用可能な席を簡単に見つけることができます。

06.集中スペース

コミュニケーションを活発に行う場所も重要ですが、

時には集中して作業を行えるような、雑音が少ない静かな場所も求められます。

そのため、静かな作業スペースを設けることを検討してみてください。

07.オフィスのクリーンポリシー

フリーアドレスオフィスでは、

クリーンデスクポリシー（使用後は机をきれいにする）を導入すると、

他の従業員がその後使用する際に問題が起こりにくくなります。

08.掃除用品

オフィスを綺麗に保つために、座席を使ったらすぐに掃除できるように

アルコールや掃除ペーパーなどを設置しておくと、より清潔感が保ちやすくなります。

関連記事：「フリーアドレスで失敗する原因を徹底解説｜事例と対策のポイント」

フリーアドレスオフィスの事例

フリーアドレスオフィスを導入した企業事例を紹介します。

01.株式会社RECEPTIONIST

弊社では、フリーアドレスオフィスにする際に

まず固定電話を廃止しました。

・そもそもどんな内容の電話が来ているのか

・それぞれの割合はどのくらいか

などを検証した結果、95%は営業電話だったので

基本的に留守電設定にして、お客様や各所と電話する可能性がある

部署や個人に電話番号を付与しました。　

来客については、受付システム「RECEPTIONIST」を使っているため

担当者をチャットやアプリで直接呼び出せます。

また、従業員にロッカーを付与したり、掃除用品を各デスクに置くことで、

綺麗なオフィスを維持することができています。

02.株式会社ジョンマスターオーガニックグループ

ジョンマスターオーガニックグループ様では、

新オフィスでフリーアドレスオフィスに移行する際に、

「脱・固定電話」を掲げ、働き方改革を行いました。

固定電話を設置していると、

・本人以外の社員の仕事が中断されてしまう

・打ち合わせまでに時間も労力もかかる

という課題があったとのことですが、

移転をきっかけに固定電話を廃止したところ、

・アポなしの営業訪問の対応も無くなり、業務に集中できるようになった

・来客と担当者の取次はほぼゼロになった

と働きやすさを感じていらっしゃいます。

また、社内コミュニケーションにはLINEWORKSを導入し、

どの席にいてもコミュニケーションが取れる環境を構築されています。

フリーアドレスオフィスで固定電話を廃止するなら

いかがでしたか？

フリーアドレスオフィスの事例を紹介しましたが、

やはり同時に固定電話を撤廃する企業が多いと思います。

外線電話は、弊社のように留守電にせずとも

電話代行サービスやIVRと言われる自動音声サービスを活用するのも

1つの有効な手段だと思います。

また、来客の受付については、RECEPTIONISTを使えば

希望する形で担当者を呼び出せるため、固定電話なしでも対応できるようになります。

フリーアドレスオフィスに変更する時には、

RECEPTIONISTの導入もぜひ検討してみてください！

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