アップデートのお知らせ(2018.10.05)詳しくはコチラ

iPad受付システムRECEPTIONIST-icon

RECEPTIONIST導入事例  -  ランサーズ|RECEPTIONIST導入事例

受付業務の無駄を省く為に、受付アプリを導入

国内最大級の写真・イラスト・動画素材マーケットプレイスPIXTAを運営するピクスタ株式会社の戦略人事部総務担当 清田様にRECEPTIONISTを導入した経緯について、インタビューしてきました。

  • 設立
    2005年8月25日
  • HP
    pixta.co.jp
業種

「PIXTA」の運営

規模

80名以上

目的・効果

受付業務の改善

事業紹介

「個人が生み出すオンリーワン」を支援したいという想いから、2005年8月に創業。
「才能をつなぎ、世界をポジティブにする」を理念に掲げ、誰もが才能を活かせる機会と感動の創造に努めている。

主要サービスは、高品質・低価格な写真・イラスト・動画素材をインターネット上で売買できるマーケットプレイス「PIXTA」(ピクスタ)。今では広告や出版物、テレビ番組などあらゆるシーンの幅広い用途で活用されている。

また、2016年には出張撮影マッチングサービス「fotowa」(フォトワ)を開始。不透明な料金設定、クオリティの不安、融通のきかない納品形態という従来の問題点を解消した、「一律料金」「厳格な審査と全額返金保証」「完全データ納品」という新しい切り口でサービス展開中。

“本来の業務ができなかった”

早速、来客についてのお話からおうかがいしたいのですが、業務内容から、来客は少ないのかと思っていました。

いえいえ。確かに当社は、ウェブ上で完結するプラットフォーム事業を手掛けておりますので、来客が多くない印象を持たれがちなのですが、実際には幅広い層の方々にご来社いただいております。

そうなんですね、大変失礼いたしました。ちなみに、幅広い来客層について、もう少し具体的に教えていただけますか?

年齢層は具体的には把握できていないのですが、20代の面接で来られる方と、30-50代のクリエイターの方、IT業界やフォトグラファーの方がいらっしゃることが多いです。

IT企業の方はITに日常的に触れているので、リテラシーは高いのですが、そうではない年配の方やフォトグラファーの方の中には、なかなかITに慣れない方もご来社されますね。

なるほど、本当に幅広いんですね。過去の受付は、どのような流れだったんでしょうか?

RECEPTIONIST導入以前は、受付に電話を置いていました。

頻繁に来客がある部署には、受付から直接連絡ができていたため問題なかったのですが、それ以外の部署宛の場合が、少し手間でした。

というのも、当社は内線を各部署に置いているわけではないため、その他の部署宛の連絡は、すべて総合受付に繋がるようにしていました。
そして、その電話を受けたユーザーサポートメンバーが、担当社員のカレンダーを確認して、それからチャットで連絡するという流れでした。

確かに手間がかかっていますね。この点が、過去の受付で困っていたことに繋がるんでしょうか?

はい。 ユーザーサポートメンバーの本来の業務は、サービスに関するお問い合わせ対応です。ところが、一連の来客対応をしていると、お客様からのお問い合わせの外線電話が鳴っても、すぐに対応できないケースがありました。

これが、大きな悩みでした。

また、誰宛の来客かがわからないケースでは、社内での確認に時間がかかってしまい、お客様をお待たせしてしまうことも多くありました。

受付業務の無駄を省きたかった

導入の決め手はなんだったんでしょうか?

決め手は、ユーザーサポートメンバーの負担を減らし、受付業務の効率化を図れる点でした。

もともと、事業拡大に伴い、徐々に来客が増加し始め、ユーザーサポートメンバーに大きな負担がかかるようになってきていました。このことは社内でも問題視しており、なんとかシステムで自動化できないかと考えていました。

その頃、ちょうどオフィス移転も重なって、業務効率化ができる受付アプリ・RECEPTIONISTの導入を決めました。

導入にあたっての苦労や工夫はありましたか?

管理者として苦労したのは、初期設定のRECEPTIONISTへのメンバー登録でしたね。一括で社員にメールを送り、各社員に登録作業をしてもらっていたので、反応がない人はなかなか進まず、大変でした。
(※現在は、管理者のみでCSVを用いて一括登録する方法と、設定が完了していない社員に催促メールを送る機能が追加されております。)

また、社員向けには、RECEPTIONISTの利用方法のスライドを作成して、新しく受付システムを使い始めることを告知しました。
その告知を確認した社員は、迷わず登録できていて良かったのですが、一部の社員は、チャットワークIDに対して誤った理解をしており、正しく通知が届かないということも起こりました。

この点について3回ほどアナウンスをして、それから本運用できるようになりました。
(※現在は、ビジネス版チャットワークをご利用の方向けに、account IDを用いて一括登録ができるようになっております。)

現在は、CSVで管理者が一括登録・一括更新をしています。

あと、もう1つ挙げるとするならば、内線と受付アプリの併用期間についても悩みましたね。2017年中は、内線と併用しようかと考えています。

ありがとうございます。ちなみに、以前からチャットワークで受付の連絡をされていたようですが、チャットワークはいつ頃から使用されていたんでしょうか?

2010年に社内の一部で導入を開始しまして、2013年には全社導入をしています。

なるほど。既に何年もチャットワークを使っていたため、チャットに来客通知が来ることに対する違和感や苦労などは、出てこなかったんですね。納得です。

全社的に大好評

その後、導入されてみていかがでしょうか。

圧倒的に大きな業務改善ができました。RECEPTIONISTは、ユーザーサポートグループはもちろん、社内的にも好評ですね。

具体的に、どのような点が好評の要因でしたでしょうか。

まず、圧倒的に変わったのはユーザーサポートグループの負担が軽減されたということです。

また、来客の履歴をすぐに見ることができたり、チャットの来客通知をスマートフォンで受け取れるため、どこにいても来客に気づけるという点が非常に便利です。

その他の点としては、個人チャットではなく、チャットワークの専用ルームで担当者宛に通知が届く点です。こうすることで、担当者本人が気づいていなかったとしても、他のメンバーがフォローすることができるという利点があり、お客様をお待たせすることや、来客に気づけない等がなくなりました。

こうした点が、全社的に好評の要因ですね。

清田様、ありがとうございました!

他の導入事例

クラウドソーシング

ランサーズ株式会社

“他の業務に時間を割けるように”

2008年4月 160名以上 受付業務の改善

ランサーズ-イメージ画像

インターネット広告代理店

株式会社インサイト

“受付がスムーズになりました”

2008年4月 70名以上 総務のリソース確保

insight-イメージ画像

イラスト・漫画制作

株式会社フーモア

“導入しない理由はない”

2011年11月 50名以上 受付業務の改善

フーモア-イメージ画像

インターネットサービスの開発、運営

株式会社U-NOTE

“スムーズに来客応対が進む”

2012年6月7日 50名以上 受付業務の改善

U-NOTE-イメージ画像

飲食店向け 予約顧客台帳サービスの開発・販売

株式会社トレタ

“フリーアドレスだと快適”

2013年7月1日 80名以上 受付業務の改善

トレタ-イメージ画像