総務メンバーは見つからない担当者を走りまくって探すのが日常だった

　ー　導入前の来客受付は、どうされていましたか？

井土：最初は、iPadから社内の内線電話に繋がるシステムを使っていました。来客の電話が鳴った時は出られる人が対応していましたが、

・私たちが外線の入電に対応している時
・出払っているタイミングがあると電話が鳴りっぱなしになる時

など、来客対応ができない環境でした。

電話以外の受付システムへ変えよう！と決断された理由はなんだったのでしょう？

井土：私たちは来客のたびに

・手が止まる
・仕事も止まる
・いない人を探し回る

と、業務の手を止めたり、担当者への取次電話が繋がらず、ヒヤヒヤすることも多くあったのです。

代表が同席するような打ち合わせだと、電話が繋がらなくても何とかして伝えなければいけません。

今ビル内で6フロアに分かれているので、なおさら大きな課題として認識していましたね。

　ー　井土さんはどのように感じていましたか？

井土：1日あたり平均で15〜20件の来社があるのですが、私たちは来社予定に合わせて自席にいないといけませんでした。電話が鳴ると意識しますし、仕事が制限されてしまうと感じることはありました。

ですが、取次は総務の仕事だと認識していたので、システムを入れることになった時に初めて、

「この業務は削っていいんだ！じゃあ入れよう」

と思いましたね。

業務は改善に成功！しかし、受付に行列が。

　ー　来客業務の改善はできましたか？

井土：大きく改善できました！

今までは会議室のテーブルのレイアウトも総務が行っていて、取次業務にそれも含まれていたので、来客10分前に確認し、必要であれば机や椅子を並び替えて…なんとか間に合わせるというようなことも多々ありました。

また、受付システムの導入と同時に

「会議室の整理は各自で対応するフローへ変更します」

と周知のタイミングで打ち出したんです。

この面は大きく改善できました。

　ー　それからRECEPTIONISTに変更した理由は何でしょうか？

井土：システムが不安定なことが多かったんです。

また、設定の方法も簡単でしたが、シンプルではなかったですね。

・変更を行う時に何段階か行わないといけない
・工数を踏まないと思うような設定ができない

ということが気になっていました。

　ー　どれくらい不安定なことがあったんですか？

井土：1日1回くらいです。

再起動すれば良いのですが、その間に来訪されたお客様の行列ができてしまうこともありました。

また、相手が応答するまで呼び出す設定にしていたため、時間がかかり、行列の原因になっていました。

社員が受付を介さず
個人宛に電話してもらっていた

　ー　お客様からは、どういう反応だったのでしょうか？

井土：受付システムを導入しましたが、お客様にあまり使っていただけていなかったようです。

社員も、システムを通さなくても来客対応はできると思い、会議室だけ抑えておいて、お客様が着いたら個人宛に電話してもらう、という使い方が広まってしまっていたので、良くないなと思っていました。

仕様がオシャレでわかりやすい
RECEPTIONISTに期待して導入へ

　ー　RECEPTIONISTへの導入を考えたキッカケをお伺いできますか？

井土：きっかけは代表の提案でした。

その提案があり私も調べましたが、iPadのトップ画面を見たときに気に入りました。

とくに設定をこちらでしなくても仕様がオシャレでわかりやすいので興味が湧き、アカウントプランナーの方にお話を聞いたという経緯です。

再度設定や社内通知などお二人が手間になることもありますよね。

　ー　その辺りはどうでしたか？

井土：総務のいる12階からトライアルでスタートしてから、全体へは簡単なマニュアルを作ってメールで周知しました。

弊社は制度も多く、このような導入には割と慣れていると思います。

関：もともと受付システムを使っていたのでそこまで大変なことはなく、社内でも問題なく使えています。

来客に社員がちゃんと気付く！落ちない！使いやすい！

　ー　RECEPTIONIST導入後、取次は解決されましたか？

井土：そうですね！来客の通知に気付かないこともありません！アプリも落ちないので渋滞も起きていないですね。

前は気になって、受付の対応状況をこっそりチェックしていましたが、今はしていないですね。

　ー　1番の解決はどこだと感じますか？

アプリが落ちないこと、それによって行列ができないこともありますが、受付画面がシンプルになったので使ってもらえることが一番大きいと感じます！

以前は「どのボタンからやればいいのかわからない」「文字がわかりにくい」との声もたまにありましたが、今は画面が見やすいので、使ってもらえています。

関：とにかく綺麗ですよね！

井土：ボタンの配置は変わらないはずなんですけど、使いにくいという声を全然聞かなくなりました！

　ー　現在、受付コードは使っていますか？

井土：はい！半数ほどは受付コードを使っています。

今でも社員からも使い方を聞かれることがあるので、受付コードを通じて対応しようと言う意識が見えます。

　ー　どのように社内に浸透したのでしょうか？

井土：導入の時から受付コードを使うと周知していました。
1回使うと簡単だし本当に便利ですよね。

行列がなくなったのは受付コードのおかげもあると思います。

　ー　社内やお客様からの反応などありますか？

関：社外から来社された方に、「おしゃれだね！」「最新だね」と言っていただけることは多いです。

井土：あとは、メール通知もすっきりしました。
来客通知は、チームや部署全員がCCに入るように設定をしています。

以前のシステムでは、同じ打ち合わせの来客通知メールが何通も届いてしまっていました。

例えば打ち合わせに上長A,B,Cが出席するとします。
A宛ての通知メール、B宛ての通知メール、C宛ての通知メール…と3通届いていたんです。

今はアポイントメントに紐ついているので、メールが1通で済むのでありがたいです。

　ー　井土様は今後も様々な業務改善をされていくのでしょうか？

井土：今回の導入もそうですが、いいと思ったものは共有して、どんどん入れる文化があるので改善できて良かったです。

会社として総務としてやるべきことはやりつつ、一番良いものを効率化するツールは今後も探っていきます。

便利に使い続けていただけるように我々も頑張ります！

システムに必要なことは
社内・お客様ともに便利さを実感できること

　ー　ズバリ、受付システムに一番必要なことは何でしょう？

井土：総務目線だと「本当に業務の効率化ができること」です。

お客様目線では「いかにシンプルに受付ができるか」ですね。

そのためには、多くの機能はなくて良いんだと思いました。

秘書目線で感じることは、いつも待たされる・入力させられると思われてしまうのは避けたいということです。

代表宛てのお客様は同じく役職のある方が多いので、厳しく見られているのかなと意識します。

あとサポートの手厚さも重要です。困った時にすぐ対応いただけるのでありがたいです。

　ー　ありがとうございます！

導入ハードルよりも、得られる効果のほうが大きい

　ー　それでは最後に、RECEPTIONIST導入を検討している企業に一言いただけますか？

井土：受付システムにかえてから作業が止まらなくなったことと、内線に出る時間を削減できました。本当に仕事がはかどるようになった！の一言です。

関：変えるハードルはあるかもしれませんが、導入の負担以上に、今の負担が減ったことを大きく実感できます。

設定でわからないことがあっても、手厚くフォローしていただけるので安心して使うことができます！

井土：お金をかけてなくすことなの？と言われることもあるかもしれないですが、
こんなに総務が楽になり、効率的になるなら入れるべき！と思います。

　ー　本日はありがとうございました！