iPadクラウド受付システムRECEPTIONIST

問い合わせ急増! 「入退館記録(来客履歴)」を、管理する企業が2022年から増えた理由とは?

お疲れ様です。

株式会社RECEPTIONISTの益田です。

 

2020年2月から、リスク管理を自主的に行うバックオフィスの方々に、少しずつニーズが増えてきたクラウド受付システムの「入退館記録(来客履歴)」機能ですが、2022年からはさらに増えている、と日々実感しています。

 

その主な理由としては、感染症対策やプライバシーマーク(Pマーク)対策ですが、公的機関などが対策方法を発表し、協力依頼したことで、リスク管理のためにニーズが飛躍的に伸びました。

  

2020年以前とは違い、健康確認や渡航履歴の確認などの工数が増えたため、アナログな入退館記録(来客履歴)の管理では、コストがかかる上にとても手間がかかります。

  

さらにアナログな管理方法だと、リスクが大きいです。

 

上記のような状況下でRECEPTIONISTの問い合わせが増えている理由について、もう少し具体的にお伝えします。

(3分以内に読める内容となっています。)

 

来客・出社が元に戻り、増えている

 

RECEPTIONISTでは日頃から受付回数をカウントしています。

 

2020年に一気に感染症のニュースが流れ、リモートワークが増加すると同時に、来客がなくなり、受付回数は大幅に激減しました。

 

しかし、2022年からは元に戻っています

 

オンラインだけでは事業が進まないと判断した企業が増えたことや、社会的に感染症に対する認識が変化した等が主な理由だと思いますが、数字だけで見ると実際に戻っている状況です。

 

ただし、万が一のリスクを考え、入退館記録(来客履歴)を正確に残していつでも調べられるようにしておこう、という傾向があるため、問い合わせが増えています。

 

新しい生活様式の発表

 

※出典元:新しい生活様式

 

リスク管理として、自主的に入退館記録(来客履歴)をする企業がさらに増えた理由は、厚生労働省が発表した「新しい生活様式」で、誰といつあったかを残すことを求めたからです。
(経団連からもオフィスの入退館記録をつけるように一時期はガイドラインを出していました。)

 

これは自分が感染症と発覚した場合に、遡って出会った人が「無自覚で他の人に感染させないために管理していきましょう」というものですね。

 

そして、来訪者や社員、そして企業ブランドを守るためです。

 

バックオフィスとしてできる対策は、社員の入退室だけでなく来客や配送などの入退館記録の管理も整えていく必要性がでてきました。

 

資料をもらう

 

入退館記録(来客履歴)のクラウド化が加速した理由

 

このような背景があり、RECEPTIONISTを導入し、入退館記録(来客履歴)をクラウド化する動きが増えています。

 

では、なぜクラウド化するのか?

 

ということですが、ハイブリッドワークが新しい働き方となったことで、バックオフィスがいつどこにいても入退館記録を確認できる状態にするためです。

 

紙だけで管理していると、入退館記録を確認するためだけに出社しなければいけません。そうなると平等なリモートワークの実現は難しいでしょう。

 

RECEPTIONISTであれば、入退館記録は自動で保存されますし、いつでも管理画面で確認できます。

 

それだけでなく、来客や宅配がきた時には、出社組に負担がかからないように取次が不要で、担当者を直接呼び出すことができる仕様です。

 

入退館記録を正確に自動で残せるだけでなく、出社した社員がバリューを発揮しやすい環境の構築に貢献できます。

 

資料でもらう

 

改めて、クラウド受付システムRECEPTIONISTとは?

 

RECEPTIONISTは、電話不要でオフィス受付ができるクラウド受付システムです。

 

主に選ばれるのは、

 

・6000社以上の大小問わない企業導入の実績

・取次がなくなり、入退館記録は自動保存

・人件費、業務工数の大幅削減による生産性向上

・非接触での受付が可能

・受付前後の日程調整や会議室管理も自動化

・シンプルで誰でも使えるデザイン

・DX推進企業の顔である受付を表現

 

など様々な理由があります。

 

まだオフィスの受付が電話のまま、有人のみで受付をしている、古いシステムを使っている等の状況であれば、ぜひ一度資料を手にとってみてください。

 

資料でもらう

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

詳しくは、資料を
お受け取りください。

導入検討中の方、情報収集中の方に役立つ情報がある資料になります。
今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

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RECEPTIONISTシリーズは、
社外ビジネスコミュニケーションをアップデートすることで、
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